Management Planning and Control
Management Planning and Control
25.06.2020

«Вони мене не слухаються», або до чого тут Management Planning and Control (Система планування і контролю).

Час від часу під час консалтингу піднімаються одні і ті ж скарги у бізнесменів:

- Продавці не продають.

- Виробничники не виробляють.

- Керівники не керують.

Ну і так далі ...

Хоча ніхто не проти того, щоб працювати, але кожен раз виникає якась пожежа, і тому те, що треба не виконується, зате виконується то, що нікому й не було треба. Все при справі, захеканий і спітнілі, але бідні.

- Може мені їх звільнити, і найняти нових, - з надією в очах запитує моєї поради зневірений керівник.

- Давайте спочатку спробуємо впровадити систему планування та контролю, - відповідаю я.

Наприклад, зробимо ранкові наради з співробітниками відділу продажів. На планерці будемо обговорювати дві частини по три теми в кожній:

Звіт за вчора План на сьогодні
1 Скільки було зустрічей / дзвінків Скільки планується зустрічей / дзвінків
2 На яку суму зроблено пропозицій На яку суму планується зробити пропозиції
3 Яка була отримана сума авансів Яку суму авансів буде отримано

Правила наради наступні:

  1. Час наради збігається з початком робочого дня. Або нарада може починатися раніше, якщо у компанії погано з прибутком.

  2. Час наради від 15 до 30 хвилин - залежно від кількості людей в відділі. 

  3. На час наради не призначається ніяких зустрічей, дзвінків, відсутностей. Нарада - найголовніше зараз. Все відключають свої телефони, вимикають вібро-режим і так далі. Нікого не повинно нічого відволікати.

  4. Кожен по черзі розповідає свої шість параметрів (три виконаних учора, три запланованих сьогодні). Може коротко прокоментувати або похвалитися успіхом, якщо він є.

  5. На одного співробітника витрачається не більше п'яти хвилин. 

  6. Черга починається з самого «зеленого» співробітника і поступово переходимо до «зубрів» відділу. Щоб не було соромно новачкові розповідати про те, як він продав на тисячу єнотів, а перед цим його колега розповів, як він продав на п'ятсот тисяч єнотів.

  7. Успіхи співробітників заохочуємо оплесками. Кожному важливо отримувати увагу, купатися в променях слави.

  8. Якщо успіхів немає, то керівник не лає такого, а просто обходить своєю увагою. Ніяких порад, нічого. На нараді ми звертаємо увагу тільки на результати.

  9. В кінці керівник підводить загальний підсумок відділу за вчорашній день, і оголошує загальний план на поточний день. 

У більш просунутій системі планування і контролю на нараді обговорюють ще й відсоток виконання тижневого плану, сума або відсоток відставання або перевищення плану.

У ще більш просунутій системі ми можемо використовувати плазму з графіками прогресу по кожному співробітнику у режимі реального часу, щоб поки один колега «розминається» чаєм з козінаками, він бачив, як інший його колега став багатшим на 100500 єнотів. У такому режимі продавці дуже швидко відучуються від чайно - козінакової дієти і або упрягаються і в робочий час показують результати, або йдуть в менш вимогливу компанію.

Увечері настає друга частина системи планування і контролю - звіти. 

Розробіть для продавців простий звіт, заповнення якого займе до п'яти хвилин. У ньому повинні бути параметри, зазначені вище, і ОБОВ'ЯЗКОВО відсоток виконання плану. Звіт необхідно висилати на пошту керівнику перед відходом з роботи.

Щоб продавці точно виконали вимогу, ми користуємося старовинним армійським принципом - призначаємо «стрілочника». Секретар, або менеджер по персоналу завжди отримує копію листа. Продавець відправляє лист зі звітом відразу і керівнику, і секретарю. Якщо секретар до кінця робочого дня не отримав від усіх продавців звіти, він дзвонить їм і домагається відправлення. Якщо керівник до вечора не отримав звітів від усіх продавців, він не кошмарить кожного продавця окремо. Він кошмарить секретаря за те, що продавці не відправили звіти. Ніхто не любить, коли його карають за товариша. Тому секретарі будуть дуже чітко стежити за тим, щоб всі звіти відправили.

І на ранок все повторюється. 

Для чого це потрібно? Є такий закон життя «Те, на що ми звертаємо увагу - збільшується в розмірах». В даному прикладі менеджери відділу продажів звертають увагу на дохід, угоди, зустрічі. Значить, ці речі будуть збільшуватися в розмірах.

Якщо ви спробуєте в такому режимі попрацювати місяць-два, то побачите, що без навчання, без знижок, без супер-умов для поганих клієнтів ваш дохід зросте. І іноді дуже значно.

Те ж саме екстраполюйте на відділ виробництва, на логістів, на закупівельників, на айчаров. 

Таким чином система планування і контролю буде приводити до зростання компанії без різких змін в кадрах. 

Недавно добавленные

16.11.2020
Бачили будівельників, які приносять вам кошторис на бересті? Або на гіпсокартоні, що недалеко від берести? Бачили будівельників, які бігають закуповуватися на базар, бо «там дешевше»? Бачили будівельників, які при словах «покажіть графік проекту» впадають в анабіоз? І яким треба по 100500 раз нагадувати, що в проекті намальована двері і вікно саме таких розмірів.
27.10.2020
Кожен, хто вчив співробітників знає, що з першого разу не всі запам'ятають 100500 ваших слів. Я вже мовчу про алгоритми, технічні етапи, обов'язкові регламенти та елементарні правила. І вам доведеться повторювати кілька разів одне і те ж саме, при цьому потім людина все одно має великий шанс помилитися. Крім того, ваш час має свою ціну, і дуже прикро навчати стажера тижні три, а він потім не виходить на роботу одним похмурим ранком.
07.10.2020
Час від часу мене люди ставлять в тупик питанням: - А чим ви в БізнесФорвард взагалі займаєтеся? Ми тут працюємо-працюємо, створюємо-створюємо. А про нас чомусь не кричать з усіх прасок, як про кандидатів в депутати. Звичайно, ті, кому ми дійсно потрібні, про БізнесФорвард знають, це без питань.
02.10.2020
Як турбота про клієнта збільшує прибуток компанії. Розмовляю з одним маркетологом. Питаю його, де він друкує свої матеріали. Він називає друкарню, неважливо яку, наприклад - Алладін принт. Я кажу: - Чому там? Ця друкарня ж не найдешевша?
21.09.2020
На що керівники бояться дивитися? Одна з таких областей, на які ми боїмося дивитися - це гроші. Один з перших питань, яке я задаю керівникові: - Як йдуть справи останній рік? Вгору, вниз, або на одному рівні?