Представьте себе руководителя, которому сотрудники передают информацию в виде аудиосообщений. Современные мессенджеры это позволяют делать с лёгкостью.

И вот сотрудник шлёт вам аудио коротенько, минут на пять. Вы его слушаете, это пять минут. Если были какие-то важные моменты, то ещё переслушиваете. Ещё пять минут. Возможно, что не всё было понятно, поэтому, чтобы как-следует разобраться, переслушиваете в третий раз. Итого – пятнадцать минут.

В течение рабочего дня сотрудники могут нам не один раз сообщать информацию, а больше. Допустим, раз восемь сотрудник вам наговорил сообщений за день. Вы потратите два часа только на прослушивание его посланий.

Таких сотрудников у вас, скорее всего, не один, а больше. Значит, каждого умножаем на два часа. Итого, если четыре сотрудника таких есть, то рабочий день вы потратите только на то, чтобы выслушать от них сообщения.

Хотя, если бы сотрудник написал вам то, что собирался наговорить на диктофон, то написанное вы бы прочитали в ПЯТЬ раз быстрее. Во-первых, мы читаем быстрее, чем слушаем. Во-вторых, писал бы сотрудник вдумчиво, без воды, без «эээ» и «нууу».

Поэтому, на то чтобы прочитать, вы бы потратили минуту. Как правило, текст мы воспринимаем лучше, чем звук, поэтому вряд ли бы вы перечитывали три раза. Может быть один раз. То есть, добавим ещё минуту. Итого, потратили две минуты.

Возможно, вы читаете и радуетесь, потому что сотрудники вам не надиктовывают, а звонят и в телефонном режиме рассказывают. Но это ведь то же самое :)

Если сам руководитель ставит подчинённым задачи в виде аудиосообщений, то это ещё большая проблема. Представьте, вы поставили сотруднику за день десять задач в аудиосообщениях. Часть из них сотрудник послушал (по два-три раза, помните, да?). Часть из них не послушал. Что-то уже сделал, что-то ещё не сделал. Как ему потом разобраться, какие он выполнил? Бинго, переслушать все!))

Если руководитель ставит своим сотрудникам задачи устно или по телефону, то возникает ещё большая проблема. Мало кто из сотрудников способен всё дословно запомнить. И возникает «человеческий фактор». Забыл, перепутал, недоделал. Руководитель сердится, повторяет задачу – очередная потеря времени.

Если руководитель за день ставит по пять задач пяти сотрудникам, то вопрос: насколько быстро он забудет – кому что ставил? Особенно, если часть задач длинная по времени, не на часы, а на дни?

Собственно, вот так и тратится непродуктивно большая часть времени и руководителей, и сотрудников.

Вывод: ставьте задачи ПИСЬМЕННО! И отчёты сотрудников идут ТОЛЬКО ПИСЬМЕННО!