Уявіть собі керівника, якому співробітники передають інформацію у вигляді аудіоповідомлень. Сучасні месенджери це дозволяють робити з легкістю.

І ось співробітник шле вам аудіо коротенько, хвилин на п'ять. Ви його слухаєте, це п'ять хвилин. Якщо були якісь важливі моменти, то ще раз слухаєте. Ще п'ять хвилин. Можливо, що не все було зрозуміло, тому, щоб як-слід розібратися, слухаєте втретє. Разом - п'ятнадцять хвилин.

Протягом робочого дня співробітники можуть нам не один раз повідомляти інформацію, а більше. Припустимо, раз вісім співробітник вам наговорив повідомлень за день. Ви витратите два години тільки на прослуховування його послань.

Таких співробітників у вас, швидше за все, не один, а більше. Значить, кожного множимо на дві години. Разом, якщо чотири співробітники таких є, то робочий день ви витратите тільки на те, щоб вислухати від них повідомлення.

Хоча, якби співробітник написав вам те, що збирався наговорити на диктофон, то написане ви б прочитали в П'ЯТЬ разів швидше. По-перше, ми читаємо швидше, ніж слухаємо. По-друге, писав би співробітник вдумливо, без води, без «еее» і «нууу».

Тому, на те щоб прочитати, ви б витратили хвилину. Як правило, текст ми сприймаємо краще, ніж звук, тому навряд чи б ви перечитували три рази. Може бути один раз. Тобто, додамо ще хвилину. Разом, витратили дві хвилини.

Можливо, ви читаєте і радієте, бо співробітники вам не надиктовують, а дзвонять і в телефонному режимі розповідають. Але це ж те ж саме :)

Якщо сам керівник ставить підлеглим завдання у вигляді аудіоповідомлень, то це ще більша проблема. Уявіть, ви поставили співробітникові за день десять завдань в аудіоповідомленнями. Частина з них співробітник послухав (по два-три рази, пам'ятайте, еге ж?). Частина з них не послухав. Щось вже зробив, щось ще не зробив. Як йому потім розібратися, які він виконав? Бінго, переслухати всі!))

Якщо керівник ставить своїм співробітникам завдання усно або по телефону, то виникає ще більша проблема. Мало хто із співробітників здатний все дослівно запам'ятати. І виникає «людський фактор». Забув, переплутав, недоробив. Керівник сердиться, повторює завдання - чергова втрата часу.

Якщо керівник за день ставить за п'ять завдань п'яти співробітникам, то питання: наскільки швидко він забуде - кому що ставив? Особливо, якщо частина завдань довга за часом, не на години, а на дні?

Власне, ось так і витрачається непродуктивно велика частина часу і керівників, і співробітників.

Висновок: ставте завдання ПИСЬМОВО! І звіти співробітників йдуть ТІЛЬКИ ПИСЬМОВО!

Якщо Вам потрібен зразок письмової інструкції для працівника, то заповніть форму