А ви використовуєте в роботі діаграму Ганта?
А ви використовуєте в роботі діаграму Ганта?
09.06.2020

А ви використовуєте в роботі діаграму Ганта?

Двісті років тому працювати керівником було набагато простіше - комунікація поштовими голубами, кур'єрська пошта з ямщиком або вістовим, на крайній випадок запечатана сургучём пляшка кинута в море. Та й все, ніби як.

Сто років тому було трохи складніше - додався телефон, телеграф. 

Зараз все швидше в сто раз. 

І завдяки тому, що можна майже миттєво зв'язатися з підлеглим через месенджери типу Viber, WhatsApp, Telegram, або навіть через динозаврів Skype і ICQ, у керівника виникає ілюзія повного контролю. 

- Як ви ставите завдання співробітникам? - питаю я.

- Усно, - кажуть одні

- По телефону, - відповідають інші. 

- Пишу в месенджер, - відповідають треті. 

- надиктовують в месенджер, - висловлюються четверті.

Давайте розберемо плюси і мінуси кожного варіанту:

Види завдань Плюси Мінуси
Усно Дуже швидко. Співробітник може тут же уточнити все, що потрібно. Керівник отримує миттєво зворотний зв'язок від підлеглого

Працівник не запам'ятає пропозицію, довше десяти слів. Якщо він відразу в блокнот собі завдання не записав, то ймовірність її забути - 50%.

Аналогічно - керівник забуває про поставлені завдання з імовірністю 70%. Неясні терміни, подробиці і так далі
По телефону

Не треба викликати підлеглого до свого кабінету - економія часу.

Співробітник може бути зайнятий і під час дзвінка буде намагатися щось ще робити, і упустить частина інформації. Імовірність не виконати завдання ніколи, або не виконати вчасно ще вище, ніж в усній постановці завдань
Письмово в мессенджер Співробітник завжди може перечитати завдання.  Якщо в месенджері ще щось пишуть, то завдання йде з екрану і тут же пропадає з пам'яті співробітника. Імовірність виконати знижується.
Надиктувати в месенджер Співробітник може прослухати інтонацію, тембр керівника, і це може його змотивувати або підняти йому настрій

На прослуховування аудіо люди витрачають в чотири рази більше часу, ніж на читання. Якщо є технічні подробиці, то їх можна легко не почути.

І також, як у попередньому варіанті, якщо щось ще написали, то завдання йде з екрану і з пам'яті співробітника. 

Крім того, якщо співробітнику поставили за день десяток завдань, то до вечора, щоб він переконався, що все виконав правильно, йому треба потім кожну ще раз переслухати, а це втрати часу.

Висновок: жоден з перерахованих вище варіантів не є ідеальним. 

Тому я пропоную кожному керівнику користуватися сучасними технологіями професійно, а не як любитель. 

Професійно ставити завдання необхідно так, щоб у співробітника кожна задача була в вигляді окремої одиниці інформації. Щоб там було вказано термін виконання завдань. Щоб керівник міг десь подивитися, кому і які завдання він поставив, що вже зроблено, що в роботі, що прострочено.

І також само, співробітник повинен бачити свої завдання - що йому поставили, які там терміни, що вже прострочено. 

До завдань можуть кріпитися файли, фотографії, посилання. Виконання завдання має обов'язково підтверджуватися звітом, до якого також можуть кріпитися файли, фотографії, посилання.

Раніше все це розумні керівники робили на папері. Зараз для цього використовують спеціалізовані програми - постановники завдань, або планувальники.

Ми у BusinessForward користуємося для постановки завдань Бітрікс24. Наразі це поширена CRM-система. Але все більше і більше вона нагадує систему керування підприємством. Поширена назва таких систем - ERP - це абревіатура від «Enterprise Resource Planning, планування ресурсів підприємства».

Бітрікс24 містить багато різних і корисних можливостей - і розміщення структури підприємства, і створення односторінкових сайтів за допомогою конструктора, само собою - всі можливості для роботи з клієнтами. І один з найбільш недолюблених інструментів в ньому для керівників - постановка завдань підлеглим.

Якщо ви в своєму бізнесі використовуєте цю систему, то дуже рекомендую використовувати для постановки завдань не усну технологію, що не месенджери, а писати завдання в Бітрікс. Організуйте співробітників, щоб вони скачали собі на телефони додаток, і тоді - якщо ви поставили завдання - до них тут же прийде повідомлення.

Якщо вони задачу вчасно не виконали - їм тут же прийде повідомлення. 

Та й до вас теж буде приходити.

Єдина проблема - самодисципліна. Вам треба буде себе примушувати і тренуватися - ставити завдання. Зручніше за все, якщо ви домовитеся з колегами - що всі завдання від вас вони повинні отримувати тільки через Бітрікс. Щоб вони вам це нагадували.

І навіть якщо ви особисто підлеглому щось сказали, він може це записати, але правильно буде, щоб він попросив Вас продублювати завдання в Бітрікс. 


Як в армії. Накази віддаються письмово. Щоб у підлеглого не було можливості сказати: «А ви не говорили» або «А я не чув», «Я не зрозумів», «Я думав, це не мені», «Я думав, це не терміново» і так далі.

Приклад постановки завдання в Бітрікс24

Усі завдання знаходяться в одному місці і ви дійсно будете контролювати свою комунікацію. Працівникам буде важче "забувати" важкі або нецікаві завдання. Бо вони будуть розуміти, що ви не забудете, і вчасно їх запитаєте - що там, як воно виконується. 

Приклад списку завдань.

Якщо раптом ви в роботі час від часу виконуєте різні проекти, то в Бітрікс можна робити різні зручні для розуміючого користувача дії, наприклад - користуватися Канбаном і діаграмою Ганта. 

Поняття «Канбан» прийшло до нас з Японії і зараз активно використовується для управління проектами та завданнями. Слово походить від всім відомих ієрогліфів - 看板, що означає - «рекламний щит, вивіска». Це метод управління розробкою, який реалізує принцип «точно в строк» ​​і сприяє рівномірному розподілу навантаження між працівниками. При цьому підході весь процес розробки прозорий для всіх членів команди. Завдання (проекти) у міру надходження заносяться в окремий список, звідки кожен співробітник може отримати необхідну задачу. Або керівник може контролювати хід виконання кожного завдання.

Приклад канбану.

Діаграма Ганта - це популярний тип діаграм, який використовується для ілюстрації плану, графіка робіт з якого-небудь проекту. Є одним з методів планування проектів. Використовується в додатках з управління проектами. На відміну від звичайних стовпчиків, які ростуть вгору на традиційних діаграмах, в діаграмі Ганта стовпчики ростуть вбік і вправо, показуючи тривалість часу на ту чи іншу операцію в проекті.

Діаграма Ганта прекрасно допомагає при управлінні проектами в будівництві та фінансуванні. Кілька разів ми писали інструкції для ТОП-менеджерів різних виробничих підприємств з використанням діаграми Ганта.

Зразок діаграми Ганта.

Крім Бітрікс24, для постановки завдань використовується безліч різних програм і в подальших статтях я їх опишу детальніше. 

З тих, що популярні і на слуху:

За цими програмами написано досить багато в Інтернеті статей, і говорити - що з них добре, а що погано - досить складно. Але мені особисто більше інших сподобалася Asana.

Для того, щоб відчути все задоволення реального контролю завдань, поставте собі на телефон додаток, і зажадайте, щоб хтось із ваших підлеглих теж поставив. І спробуйте три тижні ставити йому всі завдання тільки письмово. Після цього ви вже не зможете без письмової комунікації. Тому що економія часу і інших ресурсів підприємства буде доходити до 60%. А значить, ви будете заробляти на 60% більше.

Така ось проста математика. 

З повагою, Олександр Варламов. 

Недавно добавленные

21.09.2020
На що керівники бояться дивитися? Одна з таких областей, на які ми боїмося дивитися - це гроші. Один з перших питань, яке я задаю керівникові: - Як йдуть справи останній рік? Вгору, вниз, або на одному рівні?
15.09.2020
У багатьох зростаючих компаніях є проблема з керівниками. Не в сенсі того, що керівники погані, а в тому сенсі, що керівників не вистачає. Адже робота керівника потребує певні знання і вміння в різних сферах: • Треба вміти організовувати групи з окремих співробітників; • Ставити їм завдання, контролювати виконання; • Професійно розбиратися в тій області, в якій працює компанія. Одного разу я був свідком того, як в Київстар підходили до питання підготовки керівників. Вона проходила в три етапи:
10.09.2020
Є такий закон життя - «Те, на що звертаєш увагу - збільшується в розмірах». Для того, щоб використовувати цей закон для розвитку нашої компанії, ми будемо регулярно звертати увагу на наш прибуток. Одне з дій, яке ми будемо робити для цього - проведення нарад для відділу продажів. Часто наради проходять нудно і марно гають час. Ми розглянемо алгоритм з десяти кроків, завдяки яким ваші наради будуть корисними, налаштовує на результат і допоможуть збільшити виконання планів і збільшити дохід компанії. Припускаємо, що у нас є стандартний відділ продажів, в якому співробітники, щоб зробити продажу роблять наступне: - роблять дзвінки і зустрічі; - за результатами зустрічей роблять пропозиції; - після цього домагаються укладання угоди і отримання грошей. На нараді будемо обговорювати дві частини по три теми в кожній:
16.07.2020
Кожен з нас у житті зіштовхувався з різними керівниками. Якісь їхні чудові риси ми намагаємося скопіювати, але якісь слабкості і невірні дії потрапляють до нас без нашої на те бажання. Я багато бачив різних керівників на своїх проектах і у цій статті намагався об'єднати їх слабкі риси в список. І ось що вийшло.
09.07.2020
Пам'ятайте, як кажуть - ось легені здорової людини, а ось легені курця. Деякий час назад я почав помічати, що те саме відбувається з клієнтами. Є здорові клієнти - вони купують багато, платять відразу, не торгуються. А якщо і торгуються, і платять з відстрочкою, то все одно нам досить для того, щоб в компанії водилися і обороти, і прибуток. Тому що без прибутку наші компанії не можуть розвиватися. Без прибутку у нас не буде здібних працівників. Без прибутку ми збанкрутуємо.