Проведення координацій
Проведення координацій
02.02.2020

Координація - один з важливих інструментів управління організацією. Без координації співробітники втрачають цілі, які ставляться перед компанією, починають займатися завданнями, які можуть йти в суперечність один з одним, керівники починають віддавати перехресні накази. І потім група може виглядати дуже зайнятою, але виробляє дуже мало того цінного продукту, за який клієнти готові їй платити достатньо грошей.

У компанії починає бути дуже напружена і нервова атмосфера, але це мало допомагає. Адже зусилля кожного підрозділу компанії повинні якось спрямовуватись, щоб утворювати потік виробництва продукту, завдяки чому і досягається загальна мета.

Для цього і потрібен керівник, який би направляв і координував дії відділів, щоб в результаті ми могли отримати злагоджене і ефективне виробництво продукту.

Якщо ми організуємо єфективну координацію підрозділів, це додасть згоди між ними, взаєморозуміння і високого бойового духу. Для ефективної координації ми використовуємо різні наради, збори. Там дається і збирається інформація, досягається згода і виробляються програми досягнення цілей.

Керівники підприємств не завжди люблять брати участь в таких заходах, тому що рідко коли група людей придумає рішення краще, ніж його б придумала б одна людина. Але це зовсім не означає, що не потрібно координуватися. Якщо у групи є план, якщо можна вносити в нього необхідні зміни, щоб отримати злагодженість дій різних підрозділів, то наша команда буде рухатися до мети.

Коли у компанії є розроблена стратегія, то за допомогою координації ми можемо від стратегії перейти до тактики, і розібрати загальні завдання на конкретні приватні дії різних підрозділів, узгодити їх і отримувати той продукт, який був задуманий.

Для ефективного проведення зборів, нам необхідно вирішити:

  1. Мета зборів і список питань, які будуть обговорюватися.
  2. Хто повинен бути присутнім на цих зборах.
  3. Час початку і завершення зборів.
  4. Які документи будуть потрібні для ефективного проведення зборів.

На самих зборах повинно бути наступне:

  1. Секретар, який буде вести протокол зборів. Адже важливо потім зрозуміти, що вирішили, хто за що відповідає, які завдання до якого часу повинні бути виконані.
  2. Регламент зборів. Якщо у нас обговорюються кілька питань, то повинен бути певний таймінг, щоб ми не розтягували обговорення нескінченно, а дотримувалися тимчасові рамки. І хтось повинен стежити за тим, щоб регламент дотримувався, і ми вклалися в зазначений час.

На початку зборів ми оголошуємо регламент (або навіть заздалегідь всім роздруковуємо, щоб кожен бачив - скільки часу ми повинні обговорювати ті та інші теми).

Звіт за минулий тиждень (якщо у нас щотижневі збори).

Обговорення планів на поточний тиждень і узгодження їх між підрозділами.

Всі рішення секретар записує в протокол. Копії протоколу потім можуть отримати собі учасники.
В Hubbard Management System є прийнятий стандартний регламент проведення щотижневих зборів персоналу. Це збори проводяться для того, щоб підвести підсумки тижня, обговорити найближчі цілі, зробити необхідні оголошення. Це не місце, де керівник читає нотації або лекції колективу.

Регламент наступний:

  1. Обговорення проблем і їх рішень. На щотижневому зборах персоналу ми можемо обговорити існуючі проблеми, але правило таке: співробітник, який підняв проблему, повинен піднімати її разом з рішенням. Проблем без рішень бути не повинно.
  2. Загальні оголошення. Якщо є які-небудь події, про які повинні знати співробітники, то їх оголошують.
  3. Обговорення результатів минулого тижня. Кожен керівник підрозділу показує свою головну статистику підрозділи - цифру на кінець тижня. Коротко перераховує основні кроки плану роботи за даним станом на наступному тижні, щоб підняти показники з низького стану вище, або з високого стану в ще більш високий. Якщо організація невеличка, то кожен співробітник демонструє свої статистики самостійно.
  4. Керівник проводить невеликий огляд загального стану ключових статистик, і призначає стан всьому колективу.
  5. Керівник називає величину преміальних на цьому тижні (якщо в компанії прийнято щотижня нараховувати зарплату).
  6. Потім коротке ознайомлення з об'єднаним планом.

Всього на збори може піти часу від тридцяти до сорока п'яти хвилин. При цьому з даним регламентом всі знайомі, керівники приходять з уже готовими показниками і планом, тому немає втрат часу через те, що хтось не готовий і треба почекати, поки він знайде те, що від нього зараз потрібно. Збори завжди закінчується на позитивній ноті. Тому співробітникам такі збори подобаються, і вони їх відвідують не через примус, а з задоволенням.

На таких зборах всім буде відразу вочовидь, який підрозділ працює добре, а яке тягне назад. І ніякі слова, як би красиво вони не звучали, не замінять сухі цифри. Тільки важливо, щоб цифри відображали реальний продукт співробітника або відділу, щоб це не були якісь «дуті» статистики.

Одного разу в моїй компанії начальник відділу продажів завів у своєму відділі статистику вихідних дзвінків. І на зборах відділу все аплодували одному хлопцю, який робив більше всіх дзвінків. Він був просто майстер по частині розмов по телефону, точніше - за кількістю розмов. Статистика вихідних дзвінків - цифра важлива, але зарплату менеджери з продажу отримують все-таки не за дзвінки, а за угоди. А цей хлопець за 6 місяців роботи не уклав жодного контракту, хоча щотижня йому інші бурхливо аплодували, не помічаючи відсутність реального товару - угод. При цьому у інших продавців продажу йшли, дохід компанії приносили інші, але оплесків вони отримували менше, хоча саме з їх доходу цей хлопець отримував свій оклад.

Звичайно, через якийсь час ми почали дивитися на факти, розібралися в тому, що за продукт очікується від продавця і даного співробітника припинили заохочувати ні за що. І через якийсь короткий час він взагалі пішов з компанії.

І, звичайно, такі збори показують співробітникам, що вони теж причетні до управління компанією, до її розвитку і успіху.

Якщо у вашій компанії ще не прописані регламенти проведення зборів, то напишіть їх, донесіть до соотв

етствующіх співробітників і почніть дотримуватися - тоді ефективність вашого часу і часу ваших співробітників здорово виросте.

Якщо ви хочете стати більш професійним управлінцем - тоді рекомендую прочитати книгу "Ідеальний директор: як керувати і процвітати"

 

Недавно добавленные

22.09.2021
А ви стресостійкі? Коли читаю текст вакансій, бачу там час від часу фразу «від вас вимагається стресостійкість». Або буває, начальник відділу або директор мені каже - у нас тут багато стресу в роботі. Читать далі
01.09.2021
Без роботи - нудно. З роботою - важко. А якщо роботу роблять інші люди, а ти керівник, то і нудно, і важко. Так і хочеться зробити роботу за інших ... Чи не правда? Багато керівників скаржаться на те, що нікому делегувати, що завдання не виконуються вчасно і це лишаїв роботу керівника очікуваного задоволення, а самого його позбавляє щастя. Все можна організувати так, щоб і співробітники задоволені, і керівник щасливий. Як?
30.08.2021
Є в Одесі туристична фішка - скульптури декількох десятків котів, які заховані в різних місцях міста. До них водять екскурсії, у них фотографуються молодята. Є кіт з портфелем Жванецького, є кіт з тіткою Сонею в рибному ряду на Привозі. У бізнесменів Одеси є важлива риса, яка відрізняє їх від усіх інших бізнесменів - вони люблять безкорисливо робити так, щоб місто ставало кращим, цікавішим і своїми історіями гримів на всю планету.
25.08.2021
Час від часу на проектах я чую від працівників безліч скарг на різні проблеми в компанії. Якісь скарги надумані, якісь пов’язані із характерами колег, якісь залежать від некомпетентності окремих працівників. Але є ще такий тип скарг, які пов’язані із розвитком підприємства. Коли працівники мають проблеми, але не мають рішень. Тоді я пропоную зробити мозковий штурм –інструмент керівників.
20.08.2021
Перегляньте перевірочний список із 48 пунктів по телефоних продажах