Прочитал книгу и начал экономить 200 000 в месяц
Прочитал книгу и начал экономить 200 000 в месяц
06.07.2017

Всем привет.

     Пару дней назад вернулся с Круиза Белых Сил в Грузии. Когда пограничникам говоришь – куда едешь, они начинают более придирчиво осматривать багаж, думают – что это секта какая :) А это название конференции, которую наша компания BusinessForward проводит уже десятый год подряд.

     И на этой конференции я пообщался с одним бизнесменом, который за месяц до нашей встречи купил мою книгу «Как надеть на сотрудников «шляпу» ответственности» и получил в результате внедрения одного из инструментов ежемесячную экономию в 200.000. 

     В книге я описываю один из инструментов управления сотрудниками – «Законченная работа сотрудника». Термин взят из Hubbard Management System, и обозначает просто служебную записку, которую пишет сотрудник, когда ему нужно что-либо одобрить или получить какие-то дополнительные полномочия в области своей ответственности.

     Например, моему ответственному за связи с общественностью необходим проектор. И обычно, если сотруднику что-то надо, то он приходит и говорит: «Шеф, мне нужен проектор». И шеф начинает отвлекаться от того, что делает, задавать вопросы: «Какой», «Зачем», «Почему», «Когда» и так далее – много разных вопросов и ответов. Затем руководитель даёт кому-то задачу найти проектор. Или (не дай бог), сам его ищет. Затем они дружно собираются с ответственным и обсуждают? подойдёт – не подойдёт. Затем покупают, он подходит, или не подходит. И тогда всё начинается сначала. Много движений, работа не скучная, но неэффективная.

     И в Hubbard Management System есть специальный документ для исправления подобных неоптимальностей. В Законченной Работе Сотрудника (сокращённо – ЗРС) есть несколько полей: ситуация, данные, решение, подпись о том, что это решение верное, и место для одобрения руководителя.

     Таким образом получается следующее:

     Начальнику отделения расширения                                              15.11.15

     От начальника отдела связей с общественностью

     ЗРС.

     Ситуация: за третий квартал у нас выросло количество презентаций в 3 раза относительно второго квартала, и мы стали много тратить на аренду проектора для мероприятий.

     Данные: Сейчас расходы на аренду проектора у подрядчиков составляют 100$ в неделю. Покупка подходящего для нашей работы проектора обойдется нам в 1000$. Данная покупка окупится меньше, чем за 1 квартал. Есть несколько типов проекторов, которые подходят нам исходя из требований (спецификации прилагаю).

     Решение: Предлагаю купить проектор фирмы IBM, так как он наиболее подходит нам для проецирования презентаций.

     Это верно ____________ (подпись)

     ОДОБРИТЬ____________                                      НЕ ОДОБРИТЬ____________

    

     В книге этот пример описан. И вот тот бизнесмен, про которого я писал в начале статьи, прочитал главу, где я рассказываю про Законченную Работу Сотрудника, и он у себя в компании ввёл использование этого документа для выдачи наличных средств подотчёт.

     И теперь у него все сотрудники перед тем, как им выдадут деньги, должны написать подробно – на что им эти деньги.

     Например, водитель перед командировкой пишет в поле «Ситуация»: «мне необходимо в среду поехать в командировку в Кривой Рог для перевоза груза нашему клиенту компании «Веселка». В поле «Данные» пишет: «Расстояние туда и обратно составляет 220 километров, расход топлива по трассе у моего автомобиля Мерседес Спринтер составляет 15 литров дизтоплива. Соответственно, на дорогу мне будет необходимо 33 литра.  Цена дизтоплива на заправке ОККО составляет 24 грн, соответственно мне понадобится 792 грн».

     И отдаёт эту бумагу своему начальнику, тот её визирует и передаёт в финчасть. Там её смотрят и выдают наличные на поездку.

     В результате, у этого бизнесмена среднемесячные расходы наличных средств в июне уменьшились с 270.000 до 70.000. Очень неплохая ежемесячная экономия получается. За год это больше миллиона.

     В ещё одной компании финансовый руководитель узнала про ЗРС и предложила с сотрудников брать такой документ перед выдачей средств. В этот же день водитель положил на стол заявление об уходе. Совпадение? Не думаю… :)

     Вывод: друзья, заведите себе ЗРС, научите своих сотрудников его использовать. Запретите выдавать деньги без этого ЗРС, и Ваш контроль за финансами здорово усилится.

     Более подробно о книге можно узнать здесь: http://bforward.com.ua/hatbook/

     Успехов!

     Александр Варламов.

 

Недавно добавленные

16.11.2017
За последние 15 лет я видел много разных предприятий – от маленьких, где есть владелец и десяток его подчинённых, до больших холдингов в 10.000 сотрудников. И я заметил некоторую разницу в стиле управления в этих компаниях.
16.11.2017
На примере различных компаний, что больших корпораций, что частных предпринимателей можно увидеть, что когда финансисты хотят сэкономить, чтобы организовать резерв, то у них это получается плохо. Начали экономить на маркетинге, увеличились расходы на продавцов. Сократили плановый отдел, увеличились расходы на «тушение пожаров». Сократили ОТК, пошли рекламации. Всё не то и не туда. Как обычно – кто-то хотел, как лучше, но получилось – как всегда.
11.11.2017
В прошлой рассылке мы затронули стабильные данные о финансах. Сегодня мы разберём восьмое данное из статьи Л. Рона Хаббарда «Счёт строительного фонда»[1]: В обычной организации желание образовать избыточные средства никогда не влияет на её доход. Какую организацию мы можем назвать обычной? Да практически любую. Если в компании нет резерва, или, как сказано в этом данном – избыточных средств, то организация – обычная. Таких больше 90% в нашем обществе. Руководители большинства организаций, когда я их спрашиваю – хотели бы они, чтобы у них был резерв хотя бы на 6 месяцев бесперебойной работы компании, всегда горестно вздыхают и говорят – да кто же не хочет.
24.10.2017
В прошлой рассылке мы затронули стабильные данные о финансах. Сегодня мы разберём седьмое данное из статьи Л. Рона Хаббарда «Счёт строительного фонда» : Доход определяется тем, что, по мнению организации, она должна иметь для выполнения своей работы. Вы можете вспомнить разных людей из своей жизни, и их отношение к деньгам. Есть ребята, которые готовы есть самые дешёвые макароны «Мивина» и их это устраивает, а всё что дороже, попадает под их любимое выражение «у богатых свои причуды». На такие макароны им всегда хватит денег.
23.10.2017
Финансовое управление не может образовывать избыточные средства только за счёт экономии. Как это понимать? Я это видел в жизни таким образом: человек получает зарплату, и решает, что он будет экономить, тратить будет меньше, и то, что останется после экономии к следующей зарплате, он сохранит в копилке (под подушкой, в банке и т.д.). Человек так решил, но жизнь вносит свои коррективы, и в течении месяца он тратит, тратит, тратит. И к концу месяца остались какие-то крохи