Прочитал книгу и начал экономить 200 000 в месяц
Прочитал книгу и начал экономить 200 000 в месяц
06.07.2017

Всем привет.

     Пару дней назад вернулся с Круиза Белых Сил в Грузии. Когда пограничникам говоришь – куда едешь, они начинают более придирчиво осматривать багаж, думают – что это секта какая :) А это название конференции, которую наша компания BusinessForward проводит уже десятый год подряд.

     И на этой конференции я пообщался с одним бизнесменом, который за месяц до нашей встречи купил мою книгу «Как надеть на сотрудников «шляпу» ответственности» и получил в результате внедрения одного из инструментов ежемесячную экономию в 200.000. 

     В книге я описываю один из инструментов управления сотрудниками – «Законченная работа сотрудника». Термин взят из Hubbard Management System, и обозначает просто служебную записку, которую пишет сотрудник, когда ему нужно что-либо одобрить или получить какие-то дополнительные полномочия в области своей ответственности.

     Например, моему ответственному за связи с общественностью необходим проектор. И обычно, если сотруднику что-то надо, то он приходит и говорит: «Шеф, мне нужен проектор». И шеф начинает отвлекаться от того, что делает, задавать вопросы: «Какой», «Зачем», «Почему», «Когда» и так далее – много разных вопросов и ответов. Затем руководитель даёт кому-то задачу найти проектор. Или (не дай бог), сам его ищет. Затем они дружно собираются с ответственным и обсуждают? подойдёт – не подойдёт. Затем покупают, он подходит, или не подходит. И тогда всё начинается сначала. Много движений, работа не скучная, но неэффективная.

     И в Hubbard Management System есть специальный документ для исправления подобных неоптимальностей. В Законченной Работе Сотрудника (сокращённо – ЗРС) есть несколько полей: ситуация, данные, решение, подпись о том, что это решение верное, и место для одобрения руководителя.

     Таким образом получается следующее:

     Начальнику отделения расширения                                              15.11.15

     От начальника отдела связей с общественностью

     ЗРС.

     Ситуация: за третий квартал у нас выросло количество презентаций в 3 раза относительно второго квартала, и мы стали много тратить на аренду проектора для мероприятий.

     Данные: Сейчас расходы на аренду проектора у подрядчиков составляют 100$ в неделю. Покупка подходящего для нашей работы проектора обойдется нам в 1000$. Данная покупка окупится меньше, чем за 1 квартал. Есть несколько типов проекторов, которые подходят нам исходя из требований (спецификации прилагаю).

     Решение: Предлагаю купить проектор фирмы IBM, так как он наиболее подходит нам для проецирования презентаций.

     Это верно ____________ (подпись)

     ОДОБРИТЬ____________                                      НЕ ОДОБРИТЬ____________

    

     В книге этот пример описан. И вот тот бизнесмен, про которого я писал в начале статьи, прочитал главу, где я рассказываю про Законченную Работу Сотрудника, и он у себя в компании ввёл использование этого документа для выдачи наличных средств подотчёт.

     И теперь у него все сотрудники перед тем, как им выдадут деньги, должны написать подробно – на что им эти деньги.

     Например, водитель перед командировкой пишет в поле «Ситуация»: «мне необходимо в среду поехать в командировку в Кривой Рог для перевоза груза нашему клиенту компании «Веселка». В поле «Данные» пишет: «Расстояние туда и обратно составляет 220 километров, расход топлива по трассе у моего автомобиля Мерседес Спринтер составляет 15 литров дизтоплива. Соответственно, на дорогу мне будет необходимо 33 литра.  Цена дизтоплива на заправке ОККО составляет 24 грн, соответственно мне понадобится 792 грн».

     И отдаёт эту бумагу своему начальнику, тот её визирует и передаёт в финчасть. Там её смотрят и выдают наличные на поездку.

     В результате, у этого бизнесмена среднемесячные расходы наличных средств в июне уменьшились с 270.000 до 70.000. Очень неплохая ежемесячная экономия получается. За год это больше миллиона.

     В ещё одной компании финансовый руководитель узнала про ЗРС и предложила с сотрудников брать такой документ перед выдачей средств. В этот же день водитель положил на стол заявление об уходе. Совпадение? Не думаю… :)

     Вывод: друзья, заведите себе ЗРС, научите своих сотрудников его использовать. Запретите выдавать деньги без этого ЗРС, и Ваш контроль за финансами здорово усилится.

     Более подробно о книге можно узнать здесь: http://bforward.com.ua/hatbook/

     Успехов!

     Александр Варламов.

 

Недавно добавленные

12.01.2018
Вы когда-нибудь теряли свою компанию? Это вопрос не только к собственникам или к учредителям, это вопрос и к каждому сотруднику, на какой бы должности он не работал. Душевную боль, разочарование и поражение чувствует каждый сотрудник, если компания вдруг с треском разоряется. Так вот, вам когда-нибудь приходилось терять свою компанию? Расставаться с теми людьми, которые годами верно работали с вами в одной команде и с которыми вы преодолевали любые трудности на пути к общим целям?
28.12.2017
В прошлых рассылках мы рассматривали, что необходимо делать, если доход растёт или падает, немного или сильно. Давайте посмотрим на ситуацию, когда у вас бизнес на грани исчезновения, или уже за гранью – когда ваши доходы сильно меньше расходов, настолько меньше, что предприятие уже практически закрылось.
27.12.2017
В прошлых статьях мы разобрали, что руководителю делать, если доходы слегка упали или выросли, или сильно выросли. В этой статье мы разберём, что делать, если вам не повезло, и у вас доходы упали сильно, как на графике. Такое состояние в Hubbard Management System называется «Опасность». Если ваши показатели упали очень сильно. Конечно, было бы правильнее реагировать на падение в самом начале года, как только падение началось. Потому что сейчас уже может быть поздно что-то менять, если у вас в начале года начался «пожар» на предприятии, то за десять – двенадцать месяцев там уже может остаться пепелище.
26.12.2017
Началась последняя предновогодняя неделя. И это самое волшебное время для того, чтобы подвести итоги старого года и распланировать новый год так, чтобы к концу 2018 можно было себе честно сказать - я сделал всё что мог, и этот результат - это лучшее из возможного! А для этого....
20.12.2017
В прошлых статьях мы разобрали, что руководителю делать, если доходы слегка выросли или слегка упали. В этой статье мы разберём, что делать, если вы из тех немногих счастливчиков, у которых в 2017 году бизнес резко вырос. У каждого человека своё понятие о резкости, но давайте примем, что рост в 3-4 раза — это достаточно резко. Например, как на графике. Каждый руководитель знает пару-тройку примеров, когда резкий рост компании – это очень плохо. Потому что это плохо заканчивается. Не всегда, но примеры-то есть! Давайте посмотрим, какие надо делать шаги, чтобы вашу компанию в случае такого резкого роста не разорвало, как хомячка от капли никотина :).