Прочитал книгу и начал экономить 200 000 в месяц
Прочитал книгу и начал экономить 200 000 в месяц
06.07.2017

Всем привет.

     Пару дней назад вернулся с Круиза Белых Сил в Грузии. Когда пограничникам говоришь – куда едешь, они начинают более придирчиво осматривать багаж, думают – что это секта какая :) А это название конференции, которую наша компания BusinessForward проводит уже десятый год подряд.

     И на этой конференции я пообщался с одним бизнесменом, который за месяц до нашей встречи купил мою книгу «Как надеть на сотрудников «шляпу» ответственности» и получил в результате внедрения одного из инструментов ежемесячную экономию в 200.000. 

     В книге я описываю один из инструментов управления сотрудниками – «Законченная работа сотрудника». Термин взят из Hubbard Management System, и обозначает просто служебную записку, которую пишет сотрудник, когда ему нужно что-либо одобрить или получить какие-то дополнительные полномочия в области своей ответственности.

     Например, моему ответственному за связи с общественностью необходим проектор. И обычно, если сотруднику что-то надо, то он приходит и говорит: «Шеф, мне нужен проектор». И шеф начинает отвлекаться от того, что делает, задавать вопросы: «Какой», «Зачем», «Почему», «Когда» и так далее – много разных вопросов и ответов. Затем руководитель даёт кому-то задачу найти проектор. Или (не дай бог), сам его ищет. Затем они дружно собираются с ответственным и обсуждают? подойдёт – не подойдёт. Затем покупают, он подходит, или не подходит. И тогда всё начинается сначала. Много движений, работа не скучная, но неэффективная.

     И в Hubbard Management System есть специальный документ для исправления подобных неоптимальностей. В Законченной Работе Сотрудника (сокращённо – ЗРС) есть несколько полей: ситуация, данные, решение, подпись о том, что это решение верное, и место для одобрения руководителя.

     Таким образом получается следующее:

     Начальнику отделения расширения                                              15.11.15

     От начальника отдела связей с общественностью

     ЗРС.

     Ситуация: за третий квартал у нас выросло количество презентаций в 3 раза относительно второго квартала, и мы стали много тратить на аренду проектора для мероприятий.

     Данные: Сейчас расходы на аренду проектора у подрядчиков составляют 100$ в неделю. Покупка подходящего для нашей работы проектора обойдется нам в 1000$. Данная покупка окупится меньше, чем за 1 квартал. Есть несколько типов проекторов, которые подходят нам исходя из требований (спецификации прилагаю).

     Решение: Предлагаю купить проектор фирмы IBM, так как он наиболее подходит нам для проецирования презентаций.

     Это верно ____________ (подпись)

     ОДОБРИТЬ____________                                      НЕ ОДОБРИТЬ____________

    

     В книге этот пример описан. И вот тот бизнесмен, про которого я писал в начале статьи, прочитал главу, где я рассказываю про Законченную Работу Сотрудника, и он у себя в компании ввёл использование этого документа для выдачи наличных средств подотчёт.

     И теперь у него все сотрудники перед тем, как им выдадут деньги, должны написать подробно – на что им эти деньги.

     Например, водитель перед командировкой пишет в поле «Ситуация»: «мне необходимо в среду поехать в командировку в Кривой Рог для перевоза груза нашему клиенту компании «Веселка». В поле «Данные» пишет: «Расстояние туда и обратно составляет 220 километров, расход топлива по трассе у моего автомобиля Мерседес Спринтер составляет 15 литров дизтоплива. Соответственно, на дорогу мне будет необходимо 33 литра.  Цена дизтоплива на заправке ОККО составляет 24 грн, соответственно мне понадобится 792 грн».

     И отдаёт эту бумагу своему начальнику, тот её визирует и передаёт в финчасть. Там её смотрят и выдают наличные на поездку.

     В результате, у этого бизнесмена среднемесячные расходы наличных средств в июне уменьшились с 270.000 до 70.000. Очень неплохая ежемесячная экономия получается. За год это больше миллиона.

     В ещё одной компании финансовый руководитель узнала про ЗРС и предложила с сотрудников брать такой документ перед выдачей средств. В этот же день водитель положил на стол заявление об уходе. Совпадение? Не думаю… :)

     Вывод: друзья, заведите себе ЗРС, научите своих сотрудников его использовать. Запретите выдавать деньги без этого ЗРС, и Ваш контроль за финансами здорово усилится.

     Более подробно о книге можно узнать здесь: http://bforward.com.ua/hatbook/

     Успехов!

     Александр Варламов.

 

Недавно добавленные

22.09.2017
Как же мне жалко руководителей. Таких руководителей, которые по вечерам сидят допоздна, чтобы сделать работу к утреннему приходу своих сотрудников. Они несут свою ношу руководителя с усталым обречением всего еврейского народа в глазах, ведь – они руководители. Уже 21 час, 22 часа, полночь, но они кропотливо работают, ведь работу кому-то надо сделать.
20.09.2017
Очень часто я вижу ситуацию, когда руководитель предприятия сам начинает руководить подчинёнными своих подчинённых. И получается странная картина: вроде бы как в компании есть руководители среднего звена, но директор продолжает сам вмешиваться во все процессы, и лично раздавать ценные указания.
30.08.2017
Каждый день мы с разных сторон получаем кучу тревожных вестей. Там беда, здесь беда. Новые законы, новые кредиты нашему правительству. Поставщикам надо платить, а денег нет - банк счета заморозил по указке налоговой. Да, совсем забыл :) еще и сотрудники приходят с единственным вопросом: “Когда вы нам зарплату поднимете”. И, по большому счету большинство руководителей, которых я знаю, рады своим сотрудникам платить больше, да только где деньги взять?
16.08.2017
В разных компаниях я вижу одинаковые ситуации, когда к директору приходят или звонят сотрудники со словами «я только посоветоваться». И дальше вываливают на руководителя какую-то проблему из своего отдела.
15.08.2017
Финансовое планирование. Страшное слово – финансы. Многие руководители боятся этого слова, поэтому, если Вам тоже страшно, то дальше не читайте :) Ну, а если Вы не из пугливых, то читайте, потому что я расскажу о внедрении этого инструмента простыми, понятными словами.