Як налаштувати бізнес-процеси в компанії
Як налаштувати бізнес-процеси в компанії
23.06.2020

Ми всі бачили компанії, які працюють - як годинник. 

І ми всі бачили компанії, які працювали, як зламаний годинник. 

Давайте поспілкуємось про те, як нам «полагодити» те, що погано працює у нас в бізнесі, або поліпшити те, що працює добре. 

Всю роботу підприємства можна розділити на кілька дій, які необхідні для існування і розвитку підприємства. Такі дії останні роки модно називати - бізнес-процесами.

Словник каже, що «бізнес-процес - це сукупність взаємопов'язаних заходів або робіт, спрямованих на створення певного продукту або послуги». 

Які можуть бути бізнес-процеси:

  1. Найм і постановка на пост персоналу. 
  2. Продаж продукту. 
  3. Замовлення товарів у постачальників. 
  4. Логістика - це суцільний бізнес-процес. 
  5. Виробництво продукту. 
  6. І так далі. 

Можуть бути складні варіації, якщо ми не продаємо готове, а виробляємо штучний продукт під замовлення. Тоді у нас взагалі бізнес-процес взагалі зачіпає всі відділи в компанії. І продавців, і бухгалтерів, склад, закупівлі, виробництво, логістику, монтаж, пуско-наладку і так далі до підписання актів про виконані роботи.

Я, як інженер-системотехнік, п'ять років навчався будувати алгоритми, спрощувати їх і змушувати працювати максимально точно. Тому, коли я приїжджаю на консалтинг в будь-яку компанію, то мені одразу в очі кидаються все неузгодженості в роботі підрозділів.

Наприклад, на фабриці меблів три рази зупиняють виробництво, щоб доузгодити з замовником нюанси замовлення. Природно, це сильно подовжує процес виконання роботи, збільшуються терміни і витрати. Собівартість зростає, прибуток падає, керівництво незадоволено.

Або коли продавець знаходить клієнта, потім шукає постачальника, потім ставить замовлення на виробництво, потім контролює терміни і якість, займається пуско-налагодження і підписанням акту виконаних робіт. Звісно, що він більшу частину часу не займається продажами, плани по прибуткам не виконуються, і керівництво знов-таки незадоволено.

Давайте спробуємо відобразити всі процеси, які необхідно зробити для того, щоб виконати те, що потрібно в вигляді блок-схеми. 

Наприклад, у нас дистриб'юторська компанія. Ми самі не виробляємо, ми замовляємо у постачальників під запит клієнта. Тоді процес буде виглядати так:

Все виглядає просто на папері. У житті стає все складніше. Наприклад, у нас слабо організований документообіг, тому ми все з клієнтом обговорюємо на словах.

Тоді в процесі у нас виникає кілька разів зайві рухи. Стривожений клієнт робить 100500 дзвінків в день менеджеру з продажу, уточнюючи і погоджуючи все. Менеджер мучить бухгалтера, який робить десяток варіантів рахунків клієнта.

Потім все на словах передається закупнику. Ну і очікувано, що при доставці товару покупцеві у нього є регулярні рекламації. Не той товар, не та якість, не та кількість, не в той час і так далі.

Навіть якщо у нас з документами порядок, але у нас немає структури і правил, то наш бізнес-процес буде кілька разів закільцьованим - то на менеджері з продажу, то на клієнті, то на закупівельникові. Додайте туди додаткові узгодження, робочі зустрічі, планерки. І несподівані додавання від клієнта в замовлення.

Ще один сум сучасних комунікацій, якщо ми створюємо групи в месенджерах (Viber, WhatsApp, Telegram). І у кожного співробітника з'являється два-три десятка дуже важливих груп, в яких десятки і сотні повідомлень, кожне з яких йому треба прочитати - «а раптом там щось важливе для мене». І працювати стає на порядок складніше, а хаосу стає ще більше, ніж зазвичай.


Також наш бізнес-процес стає схожий на кошмар електрика

 

Завдання вам: зберіть своїх ключових співробітників і спробуйте прописати послідовність отримання продукту в своїй компанії. Подивіться, де у нас виникають зайві рухи. І напишіть прості правила, які повинні допомогти співробітникам робити свою роботу швидше і легше.

З повагою, Олександр Варламов. 

Недавно добавленные

07.05.2021
Я часто бачу керівників різних підприємств, які справляють враження загнаного коня. Вони працюють з усіх сил, робочий день у них починається о шостій ранку і закінчується о другій годині після півночі. Вони вибиваються з сил, щоб підтримати прибутки підприємства в необхідному розмірі. І при цьому на них навалюється ще купа додаткових справ, які вони беруть на себе з різних причин. Читати далі....
04.05.2021
Уявіть собі керівника, якому співробітники передають інформацію у вигляді аудіоповідомлень. Сучасні месенджери це дозволяють робити з легкістю. Читати далі...
19.04.2021
Що робити і в якій послідовності, якщо ваш бізнес нагадує постійну пожежу і купу завалів в одній будівлі. Які мають бути вжити заходи, аби компанія могла розвиватися і масштабироваться. Без цього не можна збільшити свою справу в багато разів.
07.04.2021
Як зробити інструкцію співробітнику так, щоб він через три дні був корисним компанії, міг робити те ж, що його колега через півроку навчання. Що повинно бути в професійній посадової інструкції? Як позбутися від людського фактора в бізнесі? Як швидко зростати та перестати хвилюватись за "незамінними" працівниками?
05.04.2021
Одна з проблем сучасного суспільства - некомпетентність. Через це відбуваються катастрофи і війни, що очевидно. І банкрутства компаній, що не так очевидно. Дуже цікаво, коли на співбесіду приходять люди, які працювали раніше в продажах, з гордістю розповідають про свої успіхи, а на питання про те, чому пішли, відповідають - компанія збанкрутувала.