Як налаштувати бізнес-процеси в компанії
Як налаштувати бізнес-процеси в компанії
23.06.2020

Ми всі бачили компанії, які працюють - як годинник. 

І ми всі бачили компанії, які працювали, як зламаний годинник. 

Давайте поспілкуємось про те, як нам «полагодити» те, що погано працює у нас в бізнесі, або поліпшити те, що працює добре. 

Всю роботу підприємства можна розділити на кілька дій, які необхідні для існування і розвитку підприємства. Такі дії останні роки модно називати - бізнес-процесами.

Словник каже, що «бізнес-процес - це сукупність взаємопов'язаних заходів або робіт, спрямованих на створення певного продукту або послуги». 

Які можуть бути бізнес-процеси:

  1. Найм і постановка на пост персоналу. 
  2. Продаж продукту. 
  3. Замовлення товарів у постачальників. 
  4. Логістика - це суцільний бізнес-процес. 
  5. Виробництво продукту. 
  6. І так далі. 

Можуть бути складні варіації, якщо ми не продаємо готове, а виробляємо штучний продукт під замовлення. Тоді у нас взагалі бізнес-процес взагалі зачіпає всі відділи в компанії. І продавців, і бухгалтерів, склад, закупівлі, виробництво, логістику, монтаж, пуско-наладку і так далі до підписання актів про виконані роботи.

Я, як інженер-системотехнік, п'ять років навчався будувати алгоритми, спрощувати їх і змушувати працювати максимально точно. Тому, коли я приїжджаю на консалтинг в будь-яку компанію, то мені одразу в очі кидаються все неузгодженості в роботі підрозділів.

Наприклад, на фабриці меблів три рази зупиняють виробництво, щоб доузгодити з замовником нюанси замовлення. Природно, це сильно подовжує процес виконання роботи, збільшуються терміни і витрати. Собівартість зростає, прибуток падає, керівництво незадоволено.

Або коли продавець знаходить клієнта, потім шукає постачальника, потім ставить замовлення на виробництво, потім контролює терміни і якість, займається пуско-налагодження і підписанням акту виконаних робіт. Звісно, що він більшу частину часу не займається продажами, плани по прибуткам не виконуються, і керівництво знов-таки незадоволено.

Давайте спробуємо відобразити всі процеси, які необхідно зробити для того, щоб виконати те, що потрібно в вигляді блок-схеми. 

Наприклад, у нас дистриб'юторська компанія. Ми самі не виробляємо, ми замовляємо у постачальників під запит клієнта. Тоді процес буде виглядати так:

Все виглядає просто на папері. У житті стає все складніше. Наприклад, у нас слабо організований документообіг, тому ми все з клієнтом обговорюємо на словах.

Тоді в процесі у нас виникає кілька разів зайві рухи. Стривожений клієнт робить 100500 дзвінків в день менеджеру з продажу, уточнюючи і погоджуючи все. Менеджер мучить бухгалтера, який робить десяток варіантів рахунків клієнта.

Потім все на словах передається закупнику. Ну і очікувано, що при доставці товару покупцеві у нього є регулярні рекламації. Не той товар, не та якість, не та кількість, не в той час і так далі.

Навіть якщо у нас з документами порядок, але у нас немає структури і правил, то наш бізнес-процес буде кілька разів закільцьованим - то на менеджері з продажу, то на клієнті, то на закупівельникові. Додайте туди додаткові узгодження, робочі зустрічі, планерки. І несподівані додавання від клієнта в замовлення.

Ще один сум сучасних комунікацій, якщо ми створюємо групи в месенджерах (Viber, WhatsApp, Telegram). І у кожного співробітника з'являється два-три десятка дуже важливих груп, в яких десятки і сотні повідомлень, кожне з яких йому треба прочитати - «а раптом там щось важливе для мене». І працювати стає на порядок складніше, а хаосу стає ще більше, ніж зазвичай.


Також наш бізнес-процес стає схожий на кошмар електрика

 

Завдання вам: зберіть своїх ключових співробітників і спробуйте прописати послідовність отримання продукту в своїй компанії. Подивіться, де у нас виникають зайві рухи. І напишіть прості правила, які повинні допомогти співробітникам робити свою роботу швидше і легше.

З повагою, Олександр Варламов. 

Недавно добавленные

12.07.2021
Коли справи йдуть добре, і бізнес росте, то власники компаній починають замислюватися про те, як же їм зробити бізнес таким, щоб не дзвонили два телефони одночасно, не пищав постійно Telegram, Viber і WhatsApp. Менеджери з персоналу мріють, щоб в компанію приходили тільки навчені професіонали на звичайну, а не захмарну зарплату. Читати далі...
29.06.2021
Кожен день ми з різних сторін отримуємо купу тривожних звісток. Нові зашквари у нашого уряда. Новий штамп самого страшного вірусу, від которого вже точно всі помруть (звісно, якщо ви вірите ЗМІ). Постачальникам потрібно сплатити борги, а грошей немає - бо покупці ще не розрахувались. Так, зовсім забув :) ще й співробітники приходять з єдиним питанням: "Коли ви нам зарплату піднімете". І, взагалі то, більшість керівників, яких я знаю, раді своїм співробітникам платити більше, але де гроші взяти?
22.06.2021
Щоб ви могли самі собі відповісти чесно на питання, на якому етапі перебуває будівництво вашого бізнесу, дайте собі відповідь на питання, ставлячи «+», якщо відповідь позитивна, і «-», якщо відповідь негативна:
17.06.2021
Не є таємницею, що співробітники в компаніях працюють не тільки через гроші. І люди можуть працювати швидко і якісно, а можуть повільно і з браком. І більше грошей на зарплатню не означає більш ефективної роботи. Ще за радянських часів був феномен стахановського руху. Коли люди працювали, видаючи в кілька разів більше результат, ніж від них очікувалося. Який може бути додатковий мотив у співробітника, крім грошей - виконувати плани, давати результати краще, ніж очікується?
15.06.2021
Під час консалтингу часто чую від різних керівників проблеми перевтомлення керівників. Наприклад, є у мене один знайомий бізнесмен, нехай його звуть Михайлом (наприклад). І скаржиться мені Михайло на те, що немає на ринку праці нормальних продавців. Тому він сам постійно занурюється в продажі і з ранку до ночі не має спокою Читати далі...