Як налаштувати бізнес-процеси в компанії
Як налаштувати бізнес-процеси в компанії
23.06.2020

Ми всі бачили компанії, які працюють - як годинник. 

І ми всі бачили компанії, які працювали, як зламаний годинник. 

Давайте поспілкуємось про те, як нам «полагодити» те, що погано працює у нас в бізнесі, або поліпшити те, що працює добре. 

Всю роботу підприємства можна розділити на кілька дій, які необхідні для існування і розвитку підприємства. Такі дії останні роки модно називати - бізнес-процесами.

Словник каже, що «бізнес-процес - це сукупність взаємопов'язаних заходів або робіт, спрямованих на створення певного продукту або послуги». 

Які можуть бути бізнес-процеси:

  1. Найм і постановка на пост персоналу. 
  2. Продаж продукту. 
  3. Замовлення товарів у постачальників. 
  4. Логістика - це суцільний бізнес-процес. 
  5. Виробництво продукту. 
  6. І так далі. 

Можуть бути складні варіації, якщо ми не продаємо готове, а виробляємо штучний продукт під замовлення. Тоді у нас взагалі бізнес-процес взагалі зачіпає всі відділи в компанії. І продавців, і бухгалтерів, склад, закупівлі, виробництво, логістику, монтаж, пуско-наладку і так далі до підписання актів про виконані роботи.

Я, як інженер-системотехнік, п'ять років навчався будувати алгоритми, спрощувати їх і змушувати працювати максимально точно. Тому, коли я приїжджаю на консалтинг в будь-яку компанію, то мені одразу в очі кидаються все неузгодженості в роботі підрозділів.

Наприклад, на фабриці меблів три рази зупиняють виробництво, щоб доузгодити з замовником нюанси замовлення. Природно, це сильно подовжує процес виконання роботи, збільшуються терміни і витрати. Собівартість зростає, прибуток падає, керівництво незадоволено.

Або коли продавець знаходить клієнта, потім шукає постачальника, потім ставить замовлення на виробництво, потім контролює терміни і якість, займається пуско-налагодження і підписанням акту виконаних робіт. Звісно, що він більшу частину часу не займається продажами, плани по прибуткам не виконуються, і керівництво знов-таки незадоволено.

Давайте спробуємо відобразити всі процеси, які необхідно зробити для того, щоб виконати те, що потрібно в вигляді блок-схеми. 

Наприклад, у нас дистриб'юторська компанія. Ми самі не виробляємо, ми замовляємо у постачальників під запит клієнта. Тоді процес буде виглядати так:

Все виглядає просто на папері. У житті стає все складніше. Наприклад, у нас слабо організований документообіг, тому ми все з клієнтом обговорюємо на словах.

Тоді в процесі у нас виникає кілька разів зайві рухи. Стривожений клієнт робить 100500 дзвінків в день менеджеру з продажу, уточнюючи і погоджуючи все. Менеджер мучить бухгалтера, який робить десяток варіантів рахунків клієнта.

Потім все на словах передається закупнику. Ну і очікувано, що при доставці товару покупцеві у нього є регулярні рекламації. Не той товар, не та якість, не та кількість, не в той час і так далі.

Навіть якщо у нас з документами порядок, але у нас немає структури і правил, то наш бізнес-процес буде кілька разів закільцьованим - то на менеджері з продажу, то на клієнті, то на закупівельникові. Додайте туди додаткові узгодження, робочі зустрічі, планерки. І несподівані додавання від клієнта в замовлення.

Ще один сум сучасних комунікацій, якщо ми створюємо групи в месенджерах (Viber, WhatsApp, Telegram). І у кожного співробітника з'являється два-три десятка дуже важливих груп, в яких десятки і сотні повідомлень, кожне з яких йому треба прочитати - «а раптом там щось важливе для мене». І працювати стає на порядок складніше, а хаосу стає ще більше, ніж зазвичай.


Також наш бізнес-процес стає схожий на кошмар електрика

 

Завдання вам: зберіть своїх ключових співробітників і спробуйте прописати послідовність отримання продукту в своїй компанії. Подивіться, де у нас виникають зайві рухи. І напишіть прості правила, які повинні допомогти співробітникам робити свою роботу швидше і легше.

З повагою, Олександр Варламов. 

Недавно добавленные

21.09.2020
На що керівники бояться дивитися? Одна з таких областей, на які ми боїмося дивитися - це гроші. Один з перших питань, яке я задаю керівникові: - Як йдуть справи останній рік? Вгору, вниз, або на одному рівні?
15.09.2020
У багатьох зростаючих компаніях є проблема з керівниками. Не в сенсі того, що керівники погані, а в тому сенсі, що керівників не вистачає. Адже робота керівника потребує певні знання і вміння в різних сферах: • Треба вміти організовувати групи з окремих співробітників; • Ставити їм завдання, контролювати виконання; • Професійно розбиратися в тій області, в якій працює компанія. Одного разу я був свідком того, як в Київстар підходили до питання підготовки керівників. Вона проходила в три етапи:
10.09.2020
Є такий закон життя - «Те, на що звертаєш увагу - збільшується в розмірах». Для того, щоб використовувати цей закон для розвитку нашої компанії, ми будемо регулярно звертати увагу на наш прибуток. Одне з дій, яке ми будемо робити для цього - проведення нарад для відділу продажів. Часто наради проходять нудно і марно гають час. Ми розглянемо алгоритм з десяти кроків, завдяки яким ваші наради будуть корисними, налаштовує на результат і допоможуть збільшити виконання планів і збільшити дохід компанії. Припускаємо, що у нас є стандартний відділ продажів, в якому співробітники, щоб зробити продажу роблять наступне: - роблять дзвінки і зустрічі; - за результатами зустрічей роблять пропозиції; - після цього домагаються укладання угоди і отримання грошей. На нараді будемо обговорювати дві частини по три теми в кожній:
16.07.2020
Кожен з нас у житті зіштовхувався з різними керівниками. Якісь їхні чудові риси ми намагаємося скопіювати, але якісь слабкості і невірні дії потрапляють до нас без нашої на те бажання. Я багато бачив різних керівників на своїх проектах і у цій статті намагався об'єднати їх слабкі риси в список. І ось що вийшло.
09.07.2020
Пам'ятайте, як кажуть - ось легені здорової людини, а ось легені курця. Деякий час назад я почав помічати, що те саме відбувається з клієнтами. Є здорові клієнти - вони купують багато, платять відразу, не торгуються. А якщо і торгуються, і платять з відстрочкою, то все одно нам досить для того, щоб в компанії водилися і обороти, і прибуток. Тому що без прибутку наші компанії не можуть розвиватися. Без прибутку у нас не буде здібних працівників. Без прибутку ми збанкрутуємо.