Як налаштувати бізнес-процеси в компанії
Як налаштувати бізнес-процеси в компанії
23.06.2020

Ми всі бачили компанії, які працюють - як годинник. 

І ми всі бачили компанії, які працювали, як зламаний годинник. 

Давайте поспілкуємось про те, як нам «полагодити» те, що погано працює у нас в бізнесі, або поліпшити те, що працює добре. 

Всю роботу підприємства можна розділити на кілька дій, які необхідні для існування і розвитку підприємства. Такі дії останні роки модно називати - бізнес-процесами.

Словник каже, що «бізнес-процес - це сукупність взаємопов'язаних заходів або робіт, спрямованих на створення певного продукту або послуги». 

Які можуть бути бізнес-процеси:

  1. Найм і постановка на пост персоналу. 
  2. Продаж продукту. 
  3. Замовлення товарів у постачальників. 
  4. Логістика - це суцільний бізнес-процес. 
  5. Виробництво продукту. 
  6. І так далі. 

Можуть бути складні варіації, якщо ми не продаємо готове, а виробляємо штучний продукт під замовлення. Тоді у нас взагалі бізнес-процес взагалі зачіпає всі відділи в компанії. І продавців, і бухгалтерів, склад, закупівлі, виробництво, логістику, монтаж, пуско-наладку і так далі до підписання актів про виконані роботи.

Я, як інженер-системотехнік, п'ять років навчався будувати алгоритми, спрощувати їх і змушувати працювати максимально точно. Тому, коли я приїжджаю на консалтинг в будь-яку компанію, то мені одразу в очі кидаються все неузгодженості в роботі підрозділів.

Наприклад, на фабриці меблів три рази зупиняють виробництво, щоб доузгодити з замовником нюанси замовлення. Природно, це сильно подовжує процес виконання роботи, збільшуються терміни і витрати. Собівартість зростає, прибуток падає, керівництво незадоволено.

Або коли продавець знаходить клієнта, потім шукає постачальника, потім ставить замовлення на виробництво, потім контролює терміни і якість, займається пуско-налагодження і підписанням акту виконаних робіт. Звісно, що він більшу частину часу не займається продажами, плани по прибуткам не виконуються, і керівництво знов-таки незадоволено.

Давайте спробуємо відобразити всі процеси, які необхідно зробити для того, щоб виконати те, що потрібно в вигляді блок-схеми. 

Наприклад, у нас дистриб'юторська компанія. Ми самі не виробляємо, ми замовляємо у постачальників під запит клієнта. Тоді процес буде виглядати так:

Все виглядає просто на папері. У житті стає все складніше. Наприклад, у нас слабо організований документообіг, тому ми все з клієнтом обговорюємо на словах.

Тоді в процесі у нас виникає кілька разів зайві рухи. Стривожений клієнт робить 100500 дзвінків в день менеджеру з продажу, уточнюючи і погоджуючи все. Менеджер мучить бухгалтера, який робить десяток варіантів рахунків клієнта.

Потім все на словах передається закупнику. Ну і очікувано, що при доставці товару покупцеві у нього є регулярні рекламації. Не той товар, не та якість, не та кількість, не в той час і так далі.

Навіть якщо у нас з документами порядок, але у нас немає структури і правил, то наш бізнес-процес буде кілька разів закільцьованим - то на менеджері з продажу, то на клієнті, то на закупівельникові. Додайте туди додаткові узгодження, робочі зустрічі, планерки. І несподівані додавання від клієнта в замовлення.

Ще один сум сучасних комунікацій, якщо ми створюємо групи в месенджерах (Viber, WhatsApp, Telegram). І у кожного співробітника з'являється два-три десятка дуже важливих груп, в яких десятки і сотні повідомлень, кожне з яких йому треба прочитати - «а раптом там щось важливе для мене». І працювати стає на порядок складніше, а хаосу стає ще більше, ніж зазвичай.


Також наш бізнес-процес стає схожий на кошмар електрика

 

Завдання вам: зберіть своїх ключових співробітників і спробуйте прописати послідовність отримання продукту в своїй компанії. Подивіться, де у нас виникають зайві рухи. І напишіть прості правила, які повинні допомогти співробітникам робити свою роботу швидше і легше.

З повагою, Олександр Варламов. 

Недавно добавленные

24.02.2021
На дворі був 1902 рік. Одного разу Теодор Рузвельт, президент США, поїхав з діловим візит до штату Міссісіпі. Після вирішення всіх питань, вирішив він побалувати себе полюванням в місцевих краях. Але, на жаль президента, всі ведмеді в той день як ніби поховалися від нього. Рузвельт вже збирався було покинути полювання ні з чим, але тут втрутилися його помічники. Вони зловили зовсім крихітного ведмедика і прив'язали його до дерева, щоб дати можливість Рузвельту взяти те, за чим він прийшов на полювання.
17.02.2021
Одного разу керівник компанії Mercantile Capital Кріс Херн подорожував із своєю сім’єю на півдні США. Вони зупинились в готелі Ritz-Carlton.
29.01.2021
Лего і втрачена фігурка Семирічний англієць Лука Еппс написав в компанію Лего лист, в якому розповів про свій сумний життєвий досвід: все гроші, отримані на Різдво, він витратив на покупку набору «Ninjago kit of the Ultrasonic Raider».
28.01.2021
Десь восени до нас звернувся один бізнесмен, якому потрібно було написати пару-тройку професійних інструкцій для працівників його заводу. Ми з ним поспілкувались, провели невеличку діагностику, і вирішили почати з менеджерів відділу продажів.
28.01.2021
Кожен з нас у житті зіштовхувався з різними керівниками. Якісь їхні чудові риси ми намагаємося скопіювати, але якісь слабкості і невірні дії потрапляють до нас без нашої на те бажання. Я багато бачив різних керівників на своїх проектах і у цій статті намагався об'єднати їх слабкі риси в список. І ось що вийшло.