Як налаштувати бізнес-процеси в компанії
Як налаштувати бізнес-процеси в компанії
23.06.2020

Ми всі бачили компанії, які працюють - як годинник. 

І ми всі бачили компанії, які працювали, як зламаний годинник. 

Давайте поспілкуємось про те, як нам «полагодити» те, що погано працює у нас в бізнесі, або поліпшити те, що працює добре. 

Всю роботу підприємства можна розділити на кілька дій, які необхідні для існування і розвитку підприємства. Такі дії останні роки модно називати - бізнес-процесами.

Словник каже, що «бізнес-процес - це сукупність взаємопов'язаних заходів або робіт, спрямованих на створення певного продукту або послуги». 

Які можуть бути бізнес-процеси:

  1. Найм і постановка на пост персоналу. 
  2. Продаж продукту. 
  3. Замовлення товарів у постачальників. 
  4. Логістика - це суцільний бізнес-процес. 
  5. Виробництво продукту. 
  6. І так далі. 

Можуть бути складні варіації, якщо ми не продаємо готове, а виробляємо штучний продукт під замовлення. Тоді у нас взагалі бізнес-процес взагалі зачіпає всі відділи в компанії. І продавців, і бухгалтерів, склад, закупівлі, виробництво, логістику, монтаж, пуско-наладку і так далі до підписання актів про виконані роботи.

Я, як інженер-системотехнік, п'ять років навчався будувати алгоритми, спрощувати їх і змушувати працювати максимально точно. Тому, коли я приїжджаю на консалтинг в будь-яку компанію, то мені одразу в очі кидаються все неузгодженості в роботі підрозділів.

Наприклад, на фабриці меблів три рази зупиняють виробництво, щоб доузгодити з замовником нюанси замовлення. Природно, це сильно подовжує процес виконання роботи, збільшуються терміни і витрати. Собівартість зростає, прибуток падає, керівництво незадоволено.

Або коли продавець знаходить клієнта, потім шукає постачальника, потім ставить замовлення на виробництво, потім контролює терміни і якість, займається пуско-налагодження і підписанням акту виконаних робіт. Звісно, що він більшу частину часу не займається продажами, плани по прибуткам не виконуються, і керівництво знов-таки незадоволено.

Давайте спробуємо відобразити всі процеси, які необхідно зробити для того, щоб виконати те, що потрібно в вигляді блок-схеми. 

Наприклад, у нас дистриб'юторська компанія. Ми самі не виробляємо, ми замовляємо у постачальників під запит клієнта. Тоді процес буде виглядати так:

Все виглядає просто на папері. У житті стає все складніше. Наприклад, у нас слабо організований документообіг, тому ми все з клієнтом обговорюємо на словах.

Тоді в процесі у нас виникає кілька разів зайві рухи. Стривожений клієнт робить 100500 дзвінків в день менеджеру з продажу, уточнюючи і погоджуючи все. Менеджер мучить бухгалтера, який робить десяток варіантів рахунків клієнта.

Потім все на словах передається закупнику. Ну і очікувано, що при доставці товару покупцеві у нього є регулярні рекламації. Не той товар, не та якість, не та кількість, не в той час і так далі.

Навіть якщо у нас з документами порядок, але у нас немає структури і правил, то наш бізнес-процес буде кілька разів закільцьованим - то на менеджері з продажу, то на клієнті, то на закупівельникові. Додайте туди додаткові узгодження, робочі зустрічі, планерки. І несподівані додавання від клієнта в замовлення.

Ще один сум сучасних комунікацій, якщо ми створюємо групи в месенджерах (Viber, WhatsApp, Telegram). І у кожного співробітника з'являється два-три десятка дуже важливих груп, в яких десятки і сотні повідомлень, кожне з яких йому треба прочитати - «а раптом там щось важливе для мене». І працювати стає на порядок складніше, а хаосу стає ще більше, ніж зазвичай.


Також наш бізнес-процес стає схожий на кошмар електрика

 

Завдання вам: зберіть своїх ключових співробітників і спробуйте прописати послідовність отримання продукту в своїй компанії. Подивіться, де у нас виникають зайві рухи. І напишіть прості правила, які повинні допомогти співробітникам робити свою роботу швидше і легше.

З повагою, Олександр Варламов. 

Недавно добавленные

16.11.2020
Бачили будівельників, які приносять вам кошторис на бересті? Або на гіпсокартоні, що недалеко від берести? Бачили будівельників, які бігають закуповуватися на базар, бо «там дешевше»? Бачили будівельників, які при словах «покажіть графік проекту» впадають в анабіоз? І яким треба по 100500 раз нагадувати, що в проекті намальована двері і вікно саме таких розмірів.
27.10.2020
Кожен, хто вчив співробітників знає, що з першого разу не всі запам'ятають 100500 ваших слів. Я вже мовчу про алгоритми, технічні етапи, обов'язкові регламенти та елементарні правила. І вам доведеться повторювати кілька разів одне і те ж саме, при цьому потім людина все одно має великий шанс помилитися. Крім того, ваш час має свою ціну, і дуже прикро навчати стажера тижні три, а він потім не виходить на роботу одним похмурим ранком.
07.10.2020
Час від часу мене люди ставлять в тупик питанням: - А чим ви в БізнесФорвард взагалі займаєтеся? Ми тут працюємо-працюємо, створюємо-створюємо. А про нас чомусь не кричать з усіх прасок, як про кандидатів в депутати. Звичайно, ті, кому ми дійсно потрібні, про БізнесФорвард знають, це без питань.
02.10.2020
Як турбота про клієнта збільшує прибуток компанії. Розмовляю з одним маркетологом. Питаю його, де він друкує свої матеріали. Він називає друкарню, неважливо яку, наприклад - Алладін принт. Я кажу: - Чому там? Ця друкарня ж не найдешевша?
21.09.2020
На що керівники бояться дивитися? Одна з таких областей, на які ми боїмося дивитися - це гроші. Один з перших питань, яке я задаю керівникові: - Як йдуть справи останній рік? Вгору, вниз, або на одному рівні?