В каждой компании есть сотрудник или отдел, отвечающий за коммуникацию. Кто-то должен поднимать телефонную трубку, когда звонят клиенты. Кто-то должен проверять корпоративный ящик электронной почты. Кто-то должен принимать посылки от курьера. 

Нет грустнее картины, когда директор с конвертом в руках ищет глазами – кого бы из сотрудников отправить на почту. 

Для этого в компании и заводят секретарей, а в маленькой компании – офис-менеджера. Функции его часто расплывчаты – всё делать, что все скажут. 

Но если мы будем точнее, и скажем, что характеристика сотрудника отдела коммуникаций – ОБЩЕНИЕ, то тогда нам будет понятнее, за что он отвечает. Всё, что касается общения: сотрудники между собой, сотрудники и клиенты, директор и сотрудники. 

Если мы посмотрим на всё, что может облегчить общение или ухудшить его, то заметим, что:

• Если никто не проследил, чтобы у нас работал телефон, то общение с клиентами ухудшится. 
• Если никто не проследил, чтобы у нас работал интернет – то же самое. 
• Если никто не встречает курьера или посетителя, то начинаются сложности с общением. 
• Новый сотрудник пришёл на работу - кто-то должен поставить ему на стол телефон, компьютер, сделать ему корпоративный ящик, дать пароли от почты.
• И так далее. 

Получается, что в функции отдела коммуникаций можно написать:

• Встреча и распределение посетителей;
• Получение и переадресация телефонных звонков;
• Ответы на электронную почту;
• Отправка любой корреспонденции;
• Контроль работы всех компьютеров, программ, оргтехники;
• Контроль работоспособности всех сетей коммуникации – интернет, телефон;
• Обеспечение наличия канцтоваров, необходимых бланков и так далее;
• Передача распоряжений от руководителей к подчинённым;
• Ускорение линий коммуникаций;
• Достраивание линий коммуникаций там - где это необходимо.
• Да даже обеспечить чай-кофе для клиента – это тоже улучшает общение. 

Посмотрите, друзья, что делает ваш отдел коммуникаций (если он у вас есть). 

И, если видите, что вам не помешает разработать с вашими руководителями оргсхему для вашего бизнеса – то переходите по ссылке