А вы используете в работе диаграмму Ганта?
А вы используете в работе диаграмму Ганта?
09.06.2020

Двести лет назад работать руководителем было гораздо проще – коммуникация почтовыми голубями, курьерская почта с ямщиком или вестовым, на крайний случай запечатанная сургучём бутылка кинутая в море. Да и всё, вроде как. 

Сто лет назад было чуть сложнее – добавился телефон, телеграф. 

Сейчас всё быстрее в сто раз. 

И благодаря тому, что можно почти мгновенно связаться с подчинённым через мессенджеры типа Viber, WhatsApp, Telegram, или даже через динозавров Skype и ICQ, у руководителя возникает иллюзия полного контроля. 

- Как вы ставите задачи сотрудникам? – спрашиваю я. 

- Устно, - говорят одни

- По телефону, - отвечают другие. 

- Пишу в мессенджер, - отвечают третьи. 

- Надиктовываю в мессенджер, - высказываются четвёртые.

Давайте разберём плюсы и минусы каждого варианта:

Вид постановки задач

Плюсы

Минусы

Устно

Очень быстро. Сотрудник может тут же уточнить всё, что нужно. Руководитель получает мгновенно обратную связь от подчинённого

Сотрудник не запомнит предложение, длиннее десяти слов. Если он сразу в блокнот себе задачу не записал, то вероятность её забыть – 50%. 

Аналогично – руководитель забывает о поставленных задачах с вероятностью 70%. Неясны сроки, подробности и так далее. 

По телефону

Не надо вызывать подчинённого в свой кабинет – экономия времени.

 

Сотрудник может быть занят и во время звонка будет пытаться что-то ещё делать, и упустит часть информации. Вероятность не выполнить задачу никогда, или не выполнить вовремя ещё выше, чем в устной постановке задач 

Письменно в мессенджер

Сотрудник всегда может перечитать задачу. 

Если в мессенджере ещё что-то пишут, то задача уходит с экрана и тут же пропадает из памяти сотрудника. Вероятность выполнить снижается. 

Надиктовать в мессенджер

Сотрудник может прослушать интонацию, тембр руководителя, и это может его смотивировать или поднять ему настроение

На прослушивание аудио люди тратят в четыре раза больше времени, чем на чтение. Если есть технические подробности, то их можно легко не услышать. 

И также, как в предыдущем варианте, если что-то ещё написали, то задача уходит с экрана и из памяти сотрудника. 

Кроме того, если сотруднику поставили за день десяток задач, то к вечеру, чтобы он убедился, что всё выполнил правильно, ему надо потом каждую ещё раз переслушать, а это потери времени. 

 

Вывод: ни один из вышеперечисленных вариантов не идеален. 

Поэтому я предлагаю каждому руководителю пользоваться современными технологиями профессионально, а не как любитель. 

Профессионально ставить задачи необходимо так, чтобы у сотрудника каждая задача была в виде отдельной единицы информации. Чтобы там был указан срок выполнения задач. Чтобы руководитель мог где-то посмотреть, кому и какие задачи он поставил, что уже сделано, что в работе, что просрочено.

И аналогично, сотрудник должен видеть свои задачи – что ему поставили, какие там сроки, что уже просрочено. 

К задачам могут крепиться файлы, фотографии, ссылки. Выполнение задачи должно подтверждаться отчётом, к которому также могут крепиться файлы, фотографии, ссылки. 

Раньше всё это разумные руководители делали на бумаге. Сейчас для этого используют специализированные программы – постановщики задач, или планировщики. 

Мы в BusinessForward пользуемся для постановки задач Битрикс24. На сейчас это распространённая CRM-система. Но всё больше и больше она напоминает систему управления предприятием. Распространённое название таких систем – ERP – это аббревиатура от «Enterprise Resource Planning, планирование ресурсов предприятия». 

Битрикс24 содержит много разных и полезных возможностей – и размещение структуры предприятия, и создание одностраничных сайтов при помощи конструктора, само собой – все возможности для работы с клиентами. И один из самых недолюбленных инструментов в нём для руководителей – постановка задач подчинённым. 

Если вы в своём бизнесе используете эту систему, то очень рекомендую использовать для постановки задач не устную технологию, не мессенджеры, а писать задачи в Битрикс. Организуйте сотрудников, чтобы они скачали себе на телефоны приложение, и тогда – если вы поставили задачу – к ним тут же придёт уведомление. 

Если они задачу вовремя не выполнили – им тут же придёт уведомление. 

Да и к вам тоже будет приходить.

Единственная проблема – самодисциплина. Вам надо будет себя заставлять и тренироваться – ставить задачи. Удобнее всего, если вы договоритесь с коллегами – что все задачи от вас они должны получать только через Битрикс. Чтобы они вам это напоминали. 

И даже если вы лично подчинённому что-то сказали, он может это записать, но правильно будет, чтобы он попросил Вас продублировать задачу в Битрикс. 


Как в армии. Приказы отдаются письменно. Чтобы у подчинённого не было возможности сказать: «А вы не говорили» или «А я не слышал», «Я не понял», «Я думал, это не мне», «Я думал, это не срочно» и так далее. 

Пример задачи в Битрикс24

 


Все задачи находятся в одном месте и вы действительно будете контролировать свою коммуникацию, и делать это хорошо. 

Пример списка задач в Битрикс24

 

Если вдруг вы в работе время от времени выполняете разные проекты, то в Битрикс можно делать разные удобные для понимающего пользователя действия, например – пользоваться Канбаном и диаграммой Ганта. 

Понятие «Канбан» пришло к нам из Японии и сейчас активно используется для управления проектами и задачами. Слово произошло от всем известных иероглифов -  看板, что означает - «рекламный щит, вывеска». Это метод управления разработкой, реализующий принцип «точно в срок» и способствующий равномерному распределению нагрузки между работниками. При данном подходе весь процесс разработки прозрачен для всех членов команды. Задачи (проекты) по мере поступления заносятся в отдельный список, откуда каждый сотрудник может извлечь требуемую задачу. Или руководитель может контролировать ход выполнения каждой задачи. 

Пример канбана

 

Диаграмма Ганта — это популярный тип диаграмм, который используется для иллюстрации плана, графика работ по какому-либо проекту. Является одним из методов планирования проектов. Используется в приложениях по управлению проектами. В отличие от обычных столбиков, которые растут вверх на традиционных диаграммах, в диаграмме Ганта столбики растут вбок и вправо, показывая длительность времени на ту или иную операцию в проекте. 

Диаграмма Ганта прекрасно помогает при управлении проектами в строительстве и финансировании. Несколько раз мы писали инструкции для ТОП-менеджеров разных производственных предприятий с использованием диаграммы Ганта. 

Пример проекта с использованием диаграммы Ганта.

Кроме Битрикс24, для постановки задач используется множество разных программ и в дальнейших статьях я их опишу подробнее. 

Из тех, что популярны и на слуху:

По этим программам написано достаточно много в Интернете статей, и говорить – что из них хорошо, а что плохо – достаточно сложно. Но мне лично больше других понравилась Asana. 

Для того, чтобы почувствовать всё удовольствие настоящего контроля задач, поставьте себе на телефон приложение, и затребуйте, чтобы кто-то из ваших подчинённых тоже поставил. И попробуйте три недели ставить ему все задачи только письменно. После этого вы уже не сможете без письменной коммуникации. Потому что экономия времени и других ресурсов предприятия будет доходить до 60%. А значит, вы будете зарабатывать на 60% больше. 

Такая вот простая математика. 

С уважением, Александр Варламов. 

 

Недавно добавленные

25.06.2020
Время от времени во время консалтинга поднимаются одни и те же жалобы у бизнесменов: - Продавцы не продают. - Производственники не производят. - Руководители не руководят. Ну и так далее…
23.06.2020
Мы все видели компании, которые работают – как часы. И мы все видели компании, которые работали, как сломанные часы. Давайте поговорим про то, как нам «починить» то, что плохо работает у нас в бизнесе, или улучшить то, что есть.
04.06.2020
Как же мне жалко руководителей. Таких руководителей, которые по вечерам сидят допоздна, чтобы сделать работу к утреннему приходу своих сотрудников. Они несут свою ношу руководителя с усталым обречением всего еврейского народа в глазах, ведь – они руководители. Уже 21 час, 22 часа, полночь, но они кропотливо работают, ведь работу кому-то надо сделать.
26.05.2020
Почему наши сотрудники не выполняют планы? Как согласовать планы отдела и сотрудника? Что необходимо, чтобы мы получали задуманные результаты?