Как настроить бизнес-процессы в компании
Как настроить бизнес-процессы в компании
23.06.2020

Мы все видели компании, которые работают – как часы. 

И мы все видели компании, которые работали, как сломанные часы. 

Давайте поговорим про то, как нам «починить» то, что плохо работает у нас в бизнесе, или улучшить то, что есть. 

Всю работу предприятия можно разделить на некоторое количество действий, которые необходимы для существования и развития предприятия. Такие действия последние годы модно называть – бизнес-процессами. 

В словаре говорят, что «бизнес-процесс — это совокупность взаимосвязанных мероприятий или работ, направленных на создание определённого продукта или услуги»

Какие могут быть бизнес-процессы:

  1. Найм и постановка на пост персонала. 
  2. Продажа продукта. 
  3. Заказ товаров у поставщиков. 
  4. Логистика – это сплошной бизнес-процесс. 
  5. Производство продукта. 
  6. И так далее. 

Могут быть сложные вариации, если мы не продаём готовое, а производим штучный продукт под заказ. Тогда у нас вообще бизнес-процесс вообще затрагивает все отделы в компании. И продавцов, и бухгалтеров, склад, закупки, производство, логистику, монтаж, пуско-наладку и так далее до подписания актов о выполненных работах. 

Я, как инженер-системотехник, пять лет обучался строить алгоритмы, упрощать их и заставлять работать максимально точно. Поэтому, когда я приезжаю на консалтинг в какую-либо компанию, то мне сразу в глаза бросаются все неоптимальности в работе подразделений. 

Например, на фабрике мебели три раза останавливают производство, чтобы досогласовать с заказчиком нюансы заказа. Естественно, это сильно удлиняет процесс выполнения работы, увеличиваются сроки и издержки. Себестоимость растёт, прибыль падает, руководство недовольно. 

Или когда продавец находит клиента, потом ищет поставщика, потом ставит заказ на производство, потом контролирует сроки и качество, занимается пуско-наладкой и подписанием акта выполненных работ. 

Давайте попробуем отразить все процессы, которые необходимо сделать для того, чтобы выполнить то, что требуется в виде блок-схемы. 

Например, у нас дистрибьюторская компания. Мы сами не производим, мы заказываем у поставщиков под запрос клиента. Тогда процесс будет выглядеть так:

 

Всё выглядит просто на бумаге. Но, как говорят военные «было просто на бумаге, да забыли про овраги». В жизни становится всё сложнее. Например, у нас слабо организован документооборот, поэтому мы всё с клиентом обсуждаем на словах. 

Тогда в процессе у нас возникает несколько раз лишние движения. Встревоженный клиент делает 100500 звонков в день менеджеру по продажам, уточняя и согласовывая всё. Менеджер мучает бухгалтера, который делает десяток вариантов счетов клиенту. 

Потом всё на словах передаётся закупщику. Ну и ожидаемо, что при доставке товара покупателю у него есть регулярные рекламации. Не тот товар, не то качество, не то количество, не в то время и так далее. 

Даже если у нас с документами порядок, но у нас нет структуры и правил, то наш бизнес-процесс будет несколько раз закольцован – то на менеджере по продажам, то на клиенте, то на закупщике. Добавьте туда дополнительные согласования, рабочие встречи, планёрки. И неожиданные добавления от клиента в заказ. 

Ещё одна печаль современных коммуникаций, если мы создаём группы в мессенджерах (Viber, WhatsApp, Telegram). И у каждого сотрудника появляется два-три десятка очень важных групп, в которых десятки и сотни сообщений, каждое из которых ему надо прочитать – «а вдруг там что-то важное для меня». И работать становится на порядок сложнее, а хаоса становится ещё больше, чем обычно. 

Также наш бизнес-процесс становится похож на кошмар электрика

 

Задание вам: соберите своих ключевых сотрудников и попробуйте прописать последовательность получения продукта в своей компании. Посмотрите, где у нас возникают лишние движения. И напишите простые правила, которые должны помочь сотрудникам делать свою работу быстрее и легче. 

С уважением, Александр Варламов. 

Недавно добавленные

25.06.2020
Время от времени во время консалтинга поднимаются одни и те же жалобы у бизнесменов: - Продавцы не продают. - Производственники не производят. - Руководители не руководят. Ну и так далее…
09.06.2020
Двести лет назад работать руководителем было гораздо проще – коммуникация почтовыми голубями, курьерская почта с ямщиком или вестовым, на крайний случай запечатанная сургучём бутылка кинутая в море. Да и всё, вроде как. Сто лет назад было чуть сложнее – добавился телефон, телеграф. Сейчас всё быстрее в сто раз. И благодаря тому, что можно почти мгновенно связаться с подчинённым через мессенджеры типа Viber, WhatsApp, Telegram, или даже через динозавров Skype и ICQ, у руководителя возникает иллюзия полного контроля. - Как вы ставите задачи сотрудникам? – спрашиваю я...
04.06.2020
Как же мне жалко руководителей. Таких руководителей, которые по вечерам сидят допоздна, чтобы сделать работу к утреннему приходу своих сотрудников. Они несут свою ношу руководителя с усталым обречением всего еврейского народа в глазах, ведь – они руководители. Уже 21 час, 22 часа, полночь, но они кропотливо работают, ведь работу кому-то надо сделать.
26.05.2020
Почему наши сотрудники не выполняют планы? Как согласовать планы отдела и сотрудника? Что необходимо, чтобы мы получали задуманные результаты?