Как настроить бизнес-процессы в компании
Как настроить бизнес-процессы в компании
23.06.2020

Мы все видели компании, которые работают – как часы. 

И мы все видели компании, которые работали, как сломанные часы. 

Давайте поговорим про то, как нам «починить» то, что плохо работает у нас в бизнесе, или улучшить то, что есть. 

Всю работу предприятия можно разделить на некоторое количество действий, которые необходимы для существования и развития предприятия. Такие действия последние годы модно называть – бизнес-процессами. 

В словаре говорят, что «бизнес-процесс — это совокупность взаимосвязанных мероприятий или работ, направленных на создание определённого продукта или услуги»

Какие могут быть бизнес-процессы:

  1. Найм и постановка на пост персонала. 
  2. Продажа продукта. 
  3. Заказ товаров у поставщиков. 
  4. Логистика – это сплошной бизнес-процесс. 
  5. Производство продукта. 
  6. И так далее. 

Могут быть сложные вариации, если мы не продаём готовое, а производим штучный продукт под заказ. Тогда у нас вообще бизнес-процесс вообще затрагивает все отделы в компании. И продавцов, и бухгалтеров, склад, закупки, производство, логистику, монтаж, пуско-наладку и так далее до подписания актов о выполненных работах. 

Я, как инженер-системотехник, пять лет обучался строить алгоритмы, упрощать их и заставлять работать максимально точно. Поэтому, когда я приезжаю на консалтинг в какую-либо компанию, то мне сразу в глаза бросаются все неоптимальности в работе подразделений. 

Например, на фабрике мебели три раза останавливают производство, чтобы досогласовать с заказчиком нюансы заказа. Естественно, это сильно удлиняет процесс выполнения работы, увеличиваются сроки и издержки. Себестоимость растёт, прибыль падает, руководство недовольно. 

Или когда продавец находит клиента, потом ищет поставщика, потом ставит заказ на производство, потом контролирует сроки и качество, занимается пуско-наладкой и подписанием акта выполненных работ. 

Давайте попробуем отразить все процессы, которые необходимо сделать для того, чтобы выполнить то, что требуется в виде блок-схемы. 

Например, у нас дистрибьюторская компания. Мы сами не производим, мы заказываем у поставщиков под запрос клиента. Тогда процесс будет выглядеть так:

 

Всё выглядит просто на бумаге. Но, как говорят военные «было просто на бумаге, да забыли про овраги». В жизни становится всё сложнее. Например, у нас слабо организован документооборот, поэтому мы всё с клиентом обсуждаем на словах. 

Тогда в процессе у нас возникает несколько раз лишние движения. Встревоженный клиент делает 100500 звонков в день менеджеру по продажам, уточняя и согласовывая всё. Менеджер мучает бухгалтера, который делает десяток вариантов счетов клиенту. 

Потом всё на словах передаётся закупщику. Ну и ожидаемо, что при доставке товара покупателю у него есть регулярные рекламации. Не тот товар, не то качество, не то количество, не в то время и так далее. 

Даже если у нас с документами порядок, но у нас нет структуры и правил, то наш бизнес-процесс будет несколько раз закольцован – то на менеджере по продажам, то на клиенте, то на закупщике. Добавьте туда дополнительные согласования, рабочие встречи, планёрки. И неожиданные добавления от клиента в заказ. 

Ещё одна печаль современных коммуникаций, если мы создаём группы в мессенджерах (Viber, WhatsApp, Telegram). И у каждого сотрудника появляется два-три десятка очень важных групп, в которых десятки и сотни сообщений, каждое из которых ему надо прочитать – «а вдруг там что-то важное для меня». И работать становится на порядок сложнее, а хаоса становится ещё больше, чем обычно. 

Также наш бизнес-процесс становится похож на кошмар электрика

 

Задание вам: соберите своих ключевых сотрудников и попробуйте прописать последовательность получения продукта в своей компании. Посмотрите, где у нас возникают лишние движения. И напишите простые правила, которые должны помочь сотрудникам делать свою работу быстрее и легче. 

С уважением, Александр Варламов. 

Недавно добавленные

12.07.2021
Когда дела идут хорошо, и бизнес растёт, то владельцы компаний начинают задумываться о том, как же им сделать бизнес таким, чтобы не звонили два телефона одновременно, не пищал постоянно Telegram, Viber и WhatsApp. Менеджеры по персоналу мечтают, чтобы в компанию приходили только обученные профессионалы на обычную, а не заоблачную зарплату.
29.06.2021
Каждый день мы с разных сторон получаем кучу тревожных вестей. То карантин, то нокдаун. То маски в тренде, то справки о вакцинации. Да, совсем забыл :) еще и сотрудники приходят с единственным вопросом: “Когда вы нам зарплату поднимете”. И, по большому счету большинство руководителей, которых я знаю, рады своим сотрудникам платить больше, да только где деньги взять?
22.06.2021
Чтобы вы могли сами себе ответить честно на вопросы, на каком этапе находится строительство вашего саморазвивающегося бизнеса, ответьте себе на вопросы, ставя «+», если ответ положительный, и «-», если ответ отрицательный:
17.06.2021
Не секрет, что сотрудники в компаниях работают не только из-за денег. И люди могут работать быстро и качественно, а могут медленно и с браком. И больше денег не означает более хорошей работы. Еще в советское время был феномен стахановского движения. Когда люди работали, выдавая в несколько раз больше результат, чем от них ожидалось. Какой может быть дополнительный мотив у сотрудника, кроме денег – выполнять планы, давать результаты лучше, чем ожидается?
15.06.2021
Во время консалтинга часто слышу от разных руководителей проблемы перегрузки в работе. Например, есть у меня один знакомый бизнесмен, пусть его зовут Михаилом (например). И жалуется мне Михаил на то, что нет на рынке труда нормальных продавцов. Поэтому ему необходимо самому с утра до ночи погружаться в продажи и на развитие предприятия времени не остаётся