Мы все видели компании, которые работают – как часы.
И мы все видели компании, которые работали, как сломанные часы.
Давайте поговорим про то, как нам «починить» то, что плохо работает у нас в бизнесе, или улучшить то, что есть.
Всю работу предприятия можно разделить на некоторое количество действий, которые необходимы для существования и развития предприятия. Такие действия последние годы модно называть – бизнес-процессами.
В словаре говорят, что «бизнес-процесс — это совокупность взаимосвязанных мероприятий или работ, направленных на создание определённого продукта или услуги».
Какие могут быть бизнес-процессы:
Могут быть сложные вариации, если мы не продаём готовое, а производим штучный продукт под заказ. Тогда у нас вообще бизнес-процесс вообще затрагивает все отделы в компании. И продавцов, и бухгалтеров, склад, закупки, производство, логистику, монтаж, пуско-наладку и так далее до подписания актов о выполненных работах.
Я, как инженер-системотехник, пять лет обучался строить алгоритмы, упрощать их и заставлять работать максимально точно. Поэтому, когда я приезжаю на консалтинг в какую-либо компанию, то мне сразу в глаза бросаются все неоптимальности в работе подразделений.
Например, на фабрике мебели три раза останавливают производство, чтобы досогласовать с заказчиком нюансы заказа. Естественно, это сильно удлиняет процесс выполнения работы, увеличиваются сроки и издержки. Себестоимость растёт, прибыль падает, руководство недовольно.
Или когда продавец находит клиента, потом ищет поставщика, потом ставит заказ на производство, потом контролирует сроки и качество, занимается пуско-наладкой и подписанием акта выполненных работ.
Давайте попробуем отразить все процессы, которые необходимо сделать для того, чтобы выполнить то, что требуется в виде блок-схемы.
Например, у нас дистрибьюторская компания. Мы сами не производим, мы заказываем у поставщиков под запрос клиента. Тогда процесс будет выглядеть так:
Всё выглядит просто на бумаге. Но, как говорят военные «было просто на бумаге, да забыли про овраги». В жизни становится всё сложнее. Например, у нас слабо организован документооборот, поэтому мы всё с клиентом обсуждаем на словах.
Тогда в процессе у нас возникает несколько раз лишние движения. Встревоженный клиент делает 100500 звонков в день менеджеру по продажам, уточняя и согласовывая всё. Менеджер мучает бухгалтера, который делает десяток вариантов счетов клиенту.
Потом всё на словах передаётся закупщику. Ну и ожидаемо, что при доставке товара покупателю у него есть регулярные рекламации. Не тот товар, не то качество, не то количество, не в то время и так далее.
Даже если у нас с документами порядок, но у нас нет структуры и правил, то наш бизнес-процесс будет несколько раз закольцован – то на менеджере по продажам, то на клиенте, то на закупщике. Добавьте туда дополнительные согласования, рабочие встречи, планёрки. И неожиданные добавления от клиента в заказ.
Ещё одна печаль современных коммуникаций, если мы создаём группы в мессенджерах (Viber, WhatsApp, Telegram). И у каждого сотрудника появляется два-три десятка очень важных групп, в которых десятки и сотни сообщений, каждое из которых ему надо прочитать – «а вдруг там что-то важное для меня». И работать становится на порядок сложнее, а хаоса становится ещё больше, чем обычно.
Также наш бизнес-процесс становится похож на кошмар электрика
Задание вам: соберите своих ключевых сотрудников и попробуйте прописать последовательность получения продукта в своей компании. Посмотрите, где у нас возникают лишние движения. И напишите простые правила, которые должны помочь сотрудникам делать свою работу быстрее и легче.
С уважением, Александр Варламов.