Как настроить бизнес-процессы в компании
Как настроить бизнес-процессы в компании
23.06.2020

Мы все видели компании, которые работают – как часы. 

И мы все видели компании, которые работали, как сломанные часы. 

Давайте поговорим про то, как нам «починить» то, что плохо работает у нас в бизнесе, или улучшить то, что есть. 

Всю работу предприятия можно разделить на некоторое количество действий, которые необходимы для существования и развития предприятия. Такие действия последние годы модно называть – бизнес-процессами. 

В словаре говорят, что «бизнес-процесс — это совокупность взаимосвязанных мероприятий или работ, направленных на создание определённого продукта или услуги»

Какие могут быть бизнес-процессы:

  1. Найм и постановка на пост персонала. 
  2. Продажа продукта. 
  3. Заказ товаров у поставщиков. 
  4. Логистика – это сплошной бизнес-процесс. 
  5. Производство продукта. 
  6. И так далее. 

Могут быть сложные вариации, если мы не продаём готовое, а производим штучный продукт под заказ. Тогда у нас вообще бизнес-процесс вообще затрагивает все отделы в компании. И продавцов, и бухгалтеров, склад, закупки, производство, логистику, монтаж, пуско-наладку и так далее до подписания актов о выполненных работах. 

Я, как инженер-системотехник, пять лет обучался строить алгоритмы, упрощать их и заставлять работать максимально точно. Поэтому, когда я приезжаю на консалтинг в какую-либо компанию, то мне сразу в глаза бросаются все неоптимальности в работе подразделений. 

Например, на фабрике мебели три раза останавливают производство, чтобы досогласовать с заказчиком нюансы заказа. Естественно, это сильно удлиняет процесс выполнения работы, увеличиваются сроки и издержки. Себестоимость растёт, прибыль падает, руководство недовольно. 

Или когда продавец находит клиента, потом ищет поставщика, потом ставит заказ на производство, потом контролирует сроки и качество, занимается пуско-наладкой и подписанием акта выполненных работ. 

Давайте попробуем отразить все процессы, которые необходимо сделать для того, чтобы выполнить то, что требуется в виде блок-схемы. 

Например, у нас дистрибьюторская компания. Мы сами не производим, мы заказываем у поставщиков под запрос клиента. Тогда процесс будет выглядеть так:

 

Всё выглядит просто на бумаге. Но, как говорят военные «было просто на бумаге, да забыли про овраги». В жизни становится всё сложнее. Например, у нас слабо организован документооборот, поэтому мы всё с клиентом обсуждаем на словах. 

Тогда в процессе у нас возникает несколько раз лишние движения. Встревоженный клиент делает 100500 звонков в день менеджеру по продажам, уточняя и согласовывая всё. Менеджер мучает бухгалтера, который делает десяток вариантов счетов клиенту. 

Потом всё на словах передаётся закупщику. Ну и ожидаемо, что при доставке товара покупателю у него есть регулярные рекламации. Не тот товар, не то качество, не то количество, не в то время и так далее. 

Даже если у нас с документами порядок, но у нас нет структуры и правил, то наш бизнес-процесс будет несколько раз закольцован – то на менеджере по продажам, то на клиенте, то на закупщике. Добавьте туда дополнительные согласования, рабочие встречи, планёрки. И неожиданные добавления от клиента в заказ. 

Ещё одна печаль современных коммуникаций, если мы создаём группы в мессенджерах (Viber, WhatsApp, Telegram). И у каждого сотрудника появляется два-три десятка очень важных групп, в которых десятки и сотни сообщений, каждое из которых ему надо прочитать – «а вдруг там что-то важное для меня». И работать становится на порядок сложнее, а хаоса становится ещё больше, чем обычно. 

Также наш бизнес-процесс становится похож на кошмар электрика

 

Задание вам: соберите своих ключевых сотрудников и попробуйте прописать последовательность получения продукта в своей компании. Посмотрите, где у нас возникают лишние движения. И напишите простые правила, которые должны помочь сотрудникам делать свою работу быстрее и легче. 

С уважением, Александр Варламов. 

Недавно добавленные

21.09.2020
На що керівники бояться дивитися? Одна з таких областей, на які ми боїмося дивитися - це гроші. Один з перших питань, яке я задаю керівникові: - Як йдуть справи останній рік? Вгору, вниз, або на одному рівні?
15.09.2020
Во многих растущих компаниях есть проблема с руководителями. Не в смысле того, что руководители плохие, а в том смысле, что руководителей не хватает. Ведь работа руководителя подразумевает определённые знания и умения в разных сферах: Надо уметь организовывать группы из отдельных сотрудников; Ставить им задачи, контролировать выполнение; Профессионально разбираться в той области, в которой работает компания. Однажды я был свидетелем того, как в Киевстар подходили к вопросу подготовки руководителей. Она проходила в три этапа:
10.09.2020
Есть такой закон жизни – «То, на что обращаешь внимание – увеличивается в размерах». Для того, чтобы использовать этот закон для процветания нашей компании, мы будем регулярно обращать внимание на наш доход. Одно из действий, которое мы будем делать для этого – проведение планёрок для отдела продаж. Часто планёрки проходят скучно и бесполезно. Мы рассмотрим алгоритм из десяти шагов, благодаря которым ваши планёрки будут полезными, настраивающими на результат и помогут увеличить выполнение планов и увеличить доход компании. Предполагаем, что у нас есть стандартный отдел продаж, в котором сотрудники, чтобы сделать продажи делают следующее: - делают звонки и встречи; - по результатам встреч делают предложения; - после этого добиваются заключения сделки и получения денег. На планерке будем обсуждать две части по три темы в каждой:
16.07.2020
Каждый из нас в жизни сталкивался с разными управленцами. Какие-то хорошие их черты мы стараемся скопировать, но какие-то слабости и неверные действия попадают к нам без нашего на то желания. Я много видел разных руководителей на своих проектах и постарался объединить их слабые черты в список. И вот что получилось.
09.07.2020
Помните, как говорят – вот лёгкие здорового человека, а вот лёгкие курильщика. Некоторое время назад я начал замечать, что точно также происходит с клиентами. Есть здоровые клиенты – они покупают много, платят сразу, не торгуются. А если и торгуются, и платят с отсрочкой, то всё равно нам достаточно для того, чтобы в компании водились и обороты, и прибыль. Потому что без прибыли наши компании не могут развиваться. Без прибыли у нас не будет способных сотрудников. Без прибыли мы обанкротимся.