Как настроить бизнес-процессы в компании
Как настроить бизнес-процессы в компании
23.06.2020

Мы все видели компании, которые работают – как часы. 

И мы все видели компании, которые работали, как сломанные часы. 

Давайте поговорим про то, как нам «починить» то, что плохо работает у нас в бизнесе, или улучшить то, что есть. 

Всю работу предприятия можно разделить на некоторое количество действий, которые необходимы для существования и развития предприятия. Такие действия последние годы модно называть – бизнес-процессами. 

В словаре говорят, что «бизнес-процесс — это совокупность взаимосвязанных мероприятий или работ, направленных на создание определённого продукта или услуги»

Какие могут быть бизнес-процессы:

  1. Найм и постановка на пост персонала. 
  2. Продажа продукта. 
  3. Заказ товаров у поставщиков. 
  4. Логистика – это сплошной бизнес-процесс. 
  5. Производство продукта. 
  6. И так далее. 

Могут быть сложные вариации, если мы не продаём готовое, а производим штучный продукт под заказ. Тогда у нас вообще бизнес-процесс вообще затрагивает все отделы в компании. И продавцов, и бухгалтеров, склад, закупки, производство, логистику, монтаж, пуско-наладку и так далее до подписания актов о выполненных работах. 

Я, как инженер-системотехник, пять лет обучался строить алгоритмы, упрощать их и заставлять работать максимально точно. Поэтому, когда я приезжаю на консалтинг в какую-либо компанию, то мне сразу в глаза бросаются все неоптимальности в работе подразделений. 

Например, на фабрике мебели три раза останавливают производство, чтобы досогласовать с заказчиком нюансы заказа. Естественно, это сильно удлиняет процесс выполнения работы, увеличиваются сроки и издержки. Себестоимость растёт, прибыль падает, руководство недовольно. 

Или когда продавец находит клиента, потом ищет поставщика, потом ставит заказ на производство, потом контролирует сроки и качество, занимается пуско-наладкой и подписанием акта выполненных работ. 

Давайте попробуем отразить все процессы, которые необходимо сделать для того, чтобы выполнить то, что требуется в виде блок-схемы. 

Например, у нас дистрибьюторская компания. Мы сами не производим, мы заказываем у поставщиков под запрос клиента. Тогда процесс будет выглядеть так:

 

Всё выглядит просто на бумаге. Но, как говорят военные «было просто на бумаге, да забыли про овраги». В жизни становится всё сложнее. Например, у нас слабо организован документооборот, поэтому мы всё с клиентом обсуждаем на словах. 

Тогда в процессе у нас возникает несколько раз лишние движения. Встревоженный клиент делает 100500 звонков в день менеджеру по продажам, уточняя и согласовывая всё. Менеджер мучает бухгалтера, который делает десяток вариантов счетов клиенту. 

Потом всё на словах передаётся закупщику. Ну и ожидаемо, что при доставке товара покупателю у него есть регулярные рекламации. Не тот товар, не то качество, не то количество, не в то время и так далее. 

Даже если у нас с документами порядок, но у нас нет структуры и правил, то наш бизнес-процесс будет несколько раз закольцован – то на менеджере по продажам, то на клиенте, то на закупщике. Добавьте туда дополнительные согласования, рабочие встречи, планёрки. И неожиданные добавления от клиента в заказ. 

Ещё одна печаль современных коммуникаций, если мы создаём группы в мессенджерах (Viber, WhatsApp, Telegram). И у каждого сотрудника появляется два-три десятка очень важных групп, в которых десятки и сотни сообщений, каждое из которых ему надо прочитать – «а вдруг там что-то важное для меня». И работать становится на порядок сложнее, а хаоса становится ещё больше, чем обычно. 

Также наш бизнес-процесс становится похож на кошмар электрика

 

Задание вам: соберите своих ключевых сотрудников и попробуйте прописать последовательность получения продукта в своей компании. Посмотрите, где у нас возникают лишние движения. И напишите простые правила, которые должны помочь сотрудникам делать свою работу быстрее и легче. 

С уважением, Александр Варламов. 

Недавно добавленные

24.02.2021
Шел 1902. Теодор Рузвельт, президент США, поехал с деловым визитом в один из Штатов. После решения всех дел, он попросил организовать ему охоту. Но, к его сожалению, ни одного медведя ему на пути так и не встретилось.
17.02.2021
Однажды руководитель компании Mercantile Capital Крис Херн путешествовал со своей семьей на юге США. Они остановились в отеле Ritz-Carlton.
29.01.2021
Лего и потерянная фигурка Семилетний англичанин Лука Эппс написал в компанию Лего письмо, в котором рассказал о своем печальном жизненном опыте: все деньги, полученные на Рождество, он потратил на покупку набора «Ninjago kit of the Ultrasonic Raider».
28.01.2021
В каждой консалтинговой компании бывают свои факапы, то есть провальные проекты. Это как у нормального врача бывает свое кладбище. Но мало кто будет об этом свободно писать. Я не исключение) поэтому буду писать о том, о чем легко рассказывать о том, чем мы гордимся - об успехе наших клиентов. Где-то осенью к нам обратился один бизнесмен, которому нужно было написать пару-тройку профессиональных инструкций для работников его завода.
28.01.2021
Каждый из нас в жизни сталкивался с разными управленцами. Какие-то хорошие их черты мы стараемся скопировать, но какие-то слабости и неверные действия попадают к нам без нашего на то желания. Я много видел разных руководителей на своих проектах и постарался объединить их слабые черты в список. И вот что получилось.