У кожній компанії є співробітник або відділ, що відповідає за комунікацію. Хтось повинен піднімати слухавку, коли дзвонять клієнти. Хтось повинен перевіряти корпоративний ящик електронної пошти. Хтось повинен приймати посилки від кур'єра.

Немає більш сумно картини, коли директор з конвертом в руках шукає очима - кого б із співробітників відправити на пошту.

Для цього в компанії і заводять секретарів, а в маленькій компанії - офіс-менеджера. Функції його часто розпливчасті - все робити, що усі інші скажуть.

Але якщо ми будемо точніше, і скажімо, що характеристика співробітника відділу комунікацій - СПІЛКУВАННЯ, то тоді нам буде зрозуміліше, за що він відповідає. Все, що стосується спілкування: співробітники між собою, співробітники і клієнти, директор і співробітники.

Якщо ми подивимося на все, що може полегшити спілкування або погіршити його, то зауважимо, що:

• Якщо ніхто не простежив, щоб у нас працював телефон, то спілкування з клієнтами погіршиться.
• Якщо ніхто не простежив, щоб у нас працював інтернет - те ж саме.
• Якщо ніхто не зустрічає кур'єра або відвідувача, то починаються труднощі зі спілкуванням.
• І так далі.

Виходить, що у функції відділу комунікацій можна написати:

• Зустріч і розподіл відвідувачів;
• Отримання і переадресація телефонних дзвінків;
• Відповіді на електронну пошту;
• Відправка будь-якої кореспонденції;
• Контроль роботи всіх комп'ютерів, програм, оргтехніки;
• Контроль працездатності всіх мереж комунікації - інтернет, телефон;
• Забезпечення наявності канцтоварів, необхідних бланків і так далі;
• Передача розпоряджень від керівників до підлеглих;
• Прискорення ліній комунікацій;
• Добудовування ліній комунікацій там - де це необхідно.
• Так навіть забезпечити чай-каву для клієнта - це теж покращує спілкування.

Подивіться, друзі, що робить ваш відділ комунікацій (якщо він у вас є).

І, якщо бачите, що вам не завадить розробити з вашими керівниками оргсхему для вашого бізнесу - то переходите за посиланням